Механизм учёта выполненных работ
Как считаем? |
Как работает система KPI в целом:
- Создаётся задача, определяющая объем работ. Она может быть создана руководителем, сотрудником, автоматически из списка работ.
- Задача выполняется ответственным за её исполнение.
- Руководитель проверяет выполнение и добавляет коэффициенты за её выполнение.
- По истечении отчётного периода с помощью корпоративного портала составляется отчёт по выполненным задачам.
- Руководитель отдела по данным отчёта составляет ведомость премий и передаёт в бухгалтерию.
Для организации системы KPI необходимо вести учёт дел, выполненных сотрудниками.
Глава 2. Механизм учета выполненных работ
Задачи
Учёт ведётся на основе задач, создаваемых в рамках рабочей группы корпоративного портала: Название вашей группы. Задачи сотрудникам ставятся как самими сотрудниками, так и руководителем отдела.
По умолчанию приоритет у создаваемой задачи – низкий. Руководитель отдела может повышать приоритет, чтобы ориентировать сотрудника на нужные работы.
Работы, являющиеся обязательными и выполняющиеся без учёта приоритета в первую очередь:
- Работа 1 (Для примера: описание обновлений текущего релиза)
- Работа 2 (Для примера: описание API)
- Работа 3 (Для примера: внесение изменений в иноязычную документацию по поступлению переводов.)
Отчётность
Отчётность составляется руководителем отдела на основе закрытых в течение отчётного месяца задач.
Особенности учёта. Здесь надо расписать особенности учёта работ в вашем отделе, например:
- Задача не включается в учёт премии, если она не закрыта. Работа выполнена, но не закрыта в текущем месяце - не будет в учёте. Допускается закрытие в следующем месяце после выполнения, но не более. Закрывайте вовремя!
- В комментариях к задаче сотрудником обязательно указывается выполненная работа в форме: (Укажите ваши требования к отчёту о выполнении задачи. Например: модуль, по которому выполнена работа, версия модуля, УРЛ страницы курса либо документации, вид работы). Неуказание этих данных – учёт выполнения задачи производится по базовой ставке, без коэффициентов.
- Если задача закрыта, но нет отчёта и руководитель не нашёл следов работы в документации – незачёт задачи.
- Нерабочие задачи, типа «Полить цветы» не берутся в расчёт.
- Задача может быть возвращена на доделку при проверке. Она, естественно, не попадёт в отчёт.
- Другие ваши требования
Виды работ
Здесь надо написать ваши условия выполнения всех видов работ отдела. Например:
Вид работ 1
Основной задачей отдела является своевременное обновление базовой документации по продуктам. Задачи по обновлениям выполняются в первую очередь, несмотря на наличие задач с приоритетом Средний и Высокий. Невыполнение задач по обновлениям в сроки регламента наказываются штрафами.
Задачи по обновлениям имеют название вида: «Обновление, дата, модуль».
Вид работ 2
...
Для реализации системы учёта выполненных работ используется инструменты Задачи и Конструктор отчётов. Это штатные инструменты Битрикс24, позволяющие создавать прозрачные для всех отчёты по задачам, имеющие механизмы задания сроков, уведомлений, напоминаний и так далее.
и Ваше мнение важно для нас
