Просмотров: 5321 (Статистика ведётся с 06.02.2017)
Роберт Басыров
Сложность урока:
2 уровень - несложные понятия и действия, но не расслабляйтесь.
1
2
3
4
5
Недоступно в редакциях:
Старт, Стандарт, Малый бизнес

В рамках одной рабочей группы корпоративного портала могут существовать разные системы учёта, так как нужно бывает преследовать разные цели:

  • В системе KPI Ключевые показатели эффективности - (англ. Key Performance Indicators, KPI) — система оценки, которая помогает организации определить достижение стратегических и тактических (операционных) целей. Использование ключевых показателей эффективности даёт организации возможность оценить своё состояние и помочь в оценке реализации стратегии. КПЭ позволяют производить контроль деловой активности сотрудников и компании в целом в реальном времени. Для термина «key performance indicators (KPI)» используется русский перевод "ключевые показатели эффективности" (КПЭ).

    Читать подробнее...
    , например, важен полный учёт выполненных работ. Так как надо премировать сотрудников в зависимости от выполненных работ.
  • Составление отчёта для руководства требует показать выполнение работ и выполнение сроков в рамках поставленных свыше задач.
  • А может быть воcтребованным, например, отчёт для клиентов и пользователей, которым важно знать только о тех работах, которые они, клиенты и пользователи, могут реально увидеть и воспользоваться.

Рассмотрим пример, когда нужно создать список работ, значимых для пользователей и клиентов. И рассмотрим это на живом примере Отдела документации компании 1С-Битрикс.

Первым делом нужно понять список параметров, которые интересны и необходимы потенциальным потребителям отчётов. Нашим пользователям надо знать:

  • к какому продукту и модулю относятся изменения в документации,
  • в каком виде документации они отражены;
  • желательна сразу ссылка на указанные изменения, чтобы не бегать и не искать.

Дополнительно для удобной работы необходимы поле Дата выполнения для возможности фильтрации по срокам и поле Сотрудник - для облегчения поиска исполнителя в случае возникающих вопросов.

В результате имеем следующее ТЗ:

Техническое задание: Создать Лог изменений в документации, позволяющую вести учёт выполненных работ сотрудниками отдела организации для представления "наружу", для пользователей системы. Система должна быть общедоступна для просмотра сотрудникам компании, но записи должны заносится только сотрудниками отдела.

Должен быть предусмотрен следующий список полей:

  • Дата выполнения - дата, когда завершено выполнение работы;
  • Сотрудник - фамилия сотрудника, выполнившего работу;
  • Содержание - описание работы;
  • Модуль - к какому продукту относится данная работа;
  • Документация - место, куда внесены изменения.
Хранение записей более месяца не предусмотрено.

Доступ

Если создать Универсальный список Лог изменений в документации в рамках рабочей группы, то проблему доступа для просмотра всех, а редактирования только сотрудниками отдела можно решить через права группы. Группа должна быть закрытой, но видимой.

Если список создаётся в рамках общих списков корпоративного портала, то проблема доступа решается через настройки собственно списка, об этом ниже.

Создание списка

Перейдите на закладку Списки Рабочей группы и нажмите на кнопку Добавить. Откроется форма создания списка:

Заполните поля формы, Бизнес-процессы нам не нужны, их лучше отключить. На закладке Подписи слово Элемент заменим на Запись в нужных падежах, для понятного отображения названий в форме Лога изменений в документации. На закладке Доступ настройте права для нужных пользователей или групп по аналогии тому, как вы это делали с документами библиотеки.

Примечание: По умолчанию в типе инфоблока list разрешено дерево разделов. В нашем примере нет в этом необходимости в этом функционале. Если наличие полей Раздел в форме создания элемента и закладки Раздел в общем списке вам мешают, то можно обратиться к администратору портала с просьбой отключить дерево разделов.

Функционал Разделов в каких-то других случаях можно использовать для разных целей. Например, вместо поля Вид документации. Либо, создавая разделы по годам/месяцам, вести хранение записей в хронологическом порядке.

Настройка списка

После создания списка с помощью кнопки Настройки списка откройте форму редактирования списка и на контекстной панели с помощью кнопки Поля списка откройте список полей. По умолчанию в каждом списке обязательно присутствует одно поле: Название. Удалить это поле нельзя. Если это поле не будет нужно в работе списка (как в нашем случае), то его можно просто скрыть при настройке отображения списка. Об этом - ниже.

С помощью кнопки Добавить поле создайте поля:

  • Кто сделал - тип Список (список сотрудников отдела), обязательное.
  • Содержание - тип Детальный текст, обязательное.
  • Вид документации - тип Список (список всех видов документации), обязательное, множественное.
  • Дата - тип Дата/Время, обязательное.
  • Модуль - тип Список (список всех модулей системы), обязательное.

В режиме группового редактирования можно расставить сортировку полей, что бы они отображались в нужном порядке. Например, так:

Список готов к использованию. Но для удобства работы можно отключить отображение ненужных в нашем случае полей. Делается это в самом списке с помощью меню настроек списка:

Уберите флажок с полей Название и, если опция вывода разделов не отключена, Разделы. При необходимости можно сохранить такое представление списка как отдельное.

В результате имеем список работ:

о которых можно рассказать пользователям, например, в блоге.


12


Курсы разработаны в компании «1С-Битрикс»