О Библиотеке документов

Средства системы коробочного Битрикс24 позволяют организовать специальный раздел коллективного доступа и работы над документами. Раздел может состоять из нескольких подразделов (библиотек), права доступа к которым могут быть различными для отдельных групп пользователей, рабочих групп.

Для нормальной работы системы поиска по содержимому документов, созданных в MS Office версий ранее 2007 (форматы doc, xls и ppt), необходимо произвести соответствующие настройки.

  Настройки модуля

Глобальные параметры библиотеки документов определяются на странице настроек модуля Библиотека документов (Настройки > Настройки продукта > Настройки модулей > Библиотека документов):

Здесь можно указать следующие параметры:

• Расширения документов для включения пункта меню "Редактировать в MS Office" - если загруженный в библиотеку документов файл будет иметь одно из указанных здесь расширений, то можно будет редактировать его каким-либо офисным редактором, выбрав соответствующий пункт в меню действий данного файла.
• Скрывать системные файлы (начинающиеся с ".") - оставьте здесь галочку, если хотите чтобы не отображались системные файлы вида: .hgrc, .DS_Store.
• Журналировать действия пользователей - отметьте данную опцию, если хотите чтобы информация об изменении документов вносилась в системный журнал событий.
  Примечание: при отмеченной опции журналироваться будут только события библиотеки документов на инфоблоках. К примеру, изменения файлов библиотеки документов на диске отмечаться не будут.

• Интеграция с модулем соц. сети - снимите галочку, если хотите чтобы работа с библиотекой документов не отображалась в Социальной сети (к примеру, уведомления в Живой ленте о добавлении/изменении файлов в библиотеке документов).
• Включить работу с документами через внешние службы (Google Docs, MS Office Online и другие) - оставьте здесь галочку, если хотите чтобы работа с документами компании могла осуществляться через внешние сервисы.
  Примечание: Для правильной работы данного функционала необходимо предварительно настроить работу с документами через внешние службы Google Docs и MS Office Online .

• Разрешать работу с документами через внешние службы индивидуально в настройках библиотек групп и пользователей - оставьте здесь галочку, если разрешаете работу с личными документами и документами рабочих групп через Google Docs. В этом случае сотрудник портала (владелец группы) самостоятельно включает/отключает работу с документами через Google Docs в настройках личной библиотеки (библиотеки рабочей группы).
• Автоматически подключать Диск группы при вступлении пользователя в группу - следует снять галочку, если вы не хотите, чтобы Диск группы подключался к диску сотрудника, в нее вступающего.
  Примечание: при снятии галочки подключенные Диски групп отключены не будут.

• Путь для публичных ссылок - укажите путь, по которому будет формироваться адрес публичной ссылки документа.

  Типы файлов

В типах файлов указываются параметры, необходимые для последующего поиска файлов по библиотеке документов на инфоблоках.

Указываются название типа документов и расширения, которые позволяют отнести файл к данному типу. Вы можете изменять названия и расширения, для этого щелкните по нужному полю левой кнопкой мыши:

Чтобы добавить какой-либо тип файлов, нажмите Добавить тип файлов , появятся пустые поля для ввода названия типа и расширений файлов.

Чтобы удалить какой-либо тип файлов, отметьте его галочкой в поле Удалить и нажмите Сохранить.

Указываемые типы файлов нужны для параметра Тип документа при использовании фильтра в публичном разделе:

  Закладка "История документов"

На закладке История документов можно настроить параметры настройки истории документов:

• Максимальное количество записей в истории документа - здесь можно указать максимально хранимое количество записей в истории изменений документа, вносимых сотрудниками.
  Примечание: если документ участвует в документообороте, то данный параметр настраивается в опциях модуля Документооборот.

• Использовать склейку истории изменений документа - при выставленной галочке, в случае многократного изменения документа в течении периода времени, указанного в параметре История изменений документа склеивается в течении, секунд, сохраняться в истории документа будет первоначальная и предпоследняя версии экземпляров документа(последней версией считается сам документ).
  Внимание! "Склейка" не происходит и в историю добавляется новый экземпляр, если текущее время больше, чем дата последней версии документа + значение параметра.

• История изменений документа склеивается в течении, секунд - выставляется количество секунд, в течении которого происходит "склейка" экземпляров в истории документа.