Предстартовые мероприятия должны подготовить портал к работе.
Установка и настройка, пользователи
План предстартовых мероприятий обязательно должен включать в себя мероприятия по настройке и отладке сервера и установке и настройке Битрикс24 как программного обеспечения (подробнее). Так как в нашем примере все эти действия выполняет IT-отдел Заказчика, мы их опускаем.
Не рекомендуется пускать этот процесс на самотёк. Самостоятельное добавление пользователей не поднимает статус корпоративного портала, создаётся ощущение чего-то необязательного.
Проведите импорт пользователей из файла CSV, AD/LDAP, 1С: Зарплата и управление персоналом и раздайте сотрудникам адрес портала с готовыми логинами и паролями для входа.
Если есть пилотный департамент или инициативная группа, то доступ для них желательно дать до того, как его получат пользователи.
Настройка и тестирование
В процессе настройки необходимо как минимум:
- Создать структуру компании;
- Разнести сотрудников согласно этой структуре;
- Разнести пользователей по группам пользователей системы.
Тестовая работа
Желателен тестовый период работы портала для пилотного департамента. В это время:
- технические службы проверят настройки портала и работу под нагрузкой;
- пилотный департамент или инициативная группа освоятся на портале, изучат его работу;
- пилотный департамент или инициативная группа создадут первичный контент.
В зависимости от поставленных задач и тактики внедрения можно, например, допустить на портал начальников подразделений, чтобы они ознакомились с порталом заранее, создали Рабочие группы своих отделов, возможно, добавили необходимые документы в эти группы и так далее.
Работа пилотного департамента на портале не может быть не замеченной коллективом. Через неформальное общение, "сарафанное радио", информация о портале, его возможностях разойдётся по сотрудникам компании.
Инициативная группа и Предстартовые мероприятия
Работа инициативной группы в предстартовый период должна подготовить портал к запуску основной массы сотрудников. Желательно в это время создать какой-то производственный контент в виде учебных курсов, относящихся ко всей компании, бизнес-процессов, касающихся всех сотрудников (что-то типа заказа меню в столовой) и так далее.
Также в стартовый период правильным будет начать работу по выполнению задач, требующих дополнительной проработки предметной области. В нашем случае это: бизнес-процессы и разработка системы KPI.
Предстартовые мероприятия
Необходимо спланировать действия, которые должны быть запущены в момент старта проекта. Самое простое, что можно сделать: обращение генерального директора к сотрудникам с объяснением причин внедрения портала, плюсов, которые получит и организация в целом, и каждый сотрудник в отдельности. Также можно спланировать работы по созданию контента непроизводственного типа для привлечения интереса сотрудников.
Примерный план работ
За день Х принимаем дату когда IT-отдел организации сообщит о завершении работ по установке и настройке сервера и Битрикс24. За день N - день старта проекта.
| Событие | Описание | Используемые инструменты | Исполнитель | Форма учёта | Срок |
| Настройка портала |
| Импорт пользователей | Импорт сотрудников из 1С-Предприятия. | | IT-отдел | | Х + 1 |
| Пользователи в системе | Размещение сотрудников по группам пользователей системы | | IT-отдел | | Х + 2 |
| Структура компании | Создание структуры компании | | IT-отдел | | Х + 2 |
| Сотрудники в рамках компании | Размещение сотрудников по отделам согласно структуры компании | | IT-отдел | | Х + 2 |
| Группы пользователей | Настройка прав групп пользователей | | IT-отдел | | Х + 3 |
| Тестовая работа |
| Допуск пилотного департамента и инициативной группы | Открыть доступ для сотрудников пилотного департамента и инициативной группы. |
| IT-отдел | | Х + 3 |
| Обучение пилотного департамента | Провести обучение сотрудников пилотного департамента: Живая лента, Мессенджер, Календари, Задачи, Документы, Учет рабочего времени. | | Внедренец | Календарь событий | с Х + 3 по Х+5 |
| Обучение инициативной группы | Обучение по отдельной программе работе с Бизнес-процессами. Оказание помощи в создании бизнес-процессов | | Внедренец | Календарь событий | с Х + 3 по N |
| Работа пилотного департамента |
| Создание Рабочей группы | Создаётся отдельная закрытая видимая группа для планирования работ, обсуждения проблем и опыта работы с порталом. | Рабочие группы | Пилотный департамент | Задача | Х + 4 |
| Постановка рабочих заданий через Задачи | Работа департамента с даты Х + 4 ведётся только через инструмент Задачи. | Задачи | Пилотный департамент | Отчёты | с Х + 4 |
| Наполнение Wiki рабочей группы | Весь опыт работы с порталом заносится в групповую Wiki. Цель - обучить сотрудников работе с инструментом. | Wiki | Пилотный департамент | Задача | с Х + 4 по N |
| Создание Универсальных списков для учета деятельности. | Работа департамента до внедрения системы KPI фиксируется в универсальных списках. Отработка практических навыков работы со Списками. | Универсальные списки | Пилотный департамент | Задача | Х +5 |
| Работа инициативной группы |
| Создание Рабочей группы | Создаётся отдельная закрытая невидимая группа для планирования работ, обсуждения проблем и опыта работы с порталом. | Рабочие группы | Иванов | Задача | Х +4 |
| Создание учебного курса для новых сотрудников | Курс для облегчения входа в работу для новых сотрудников | Обучение | Петров | Задача | N-1
|
| Создание учебного курса "Корпоративная культура нашей компании" | Корпоративная культура компании, что у нас принято, что не приветствуется. | Обучение | Сидоров | Задача | N-1 |
| Разработка положения по KPI | Разработать, обсудить с заинтересованными лицами, утвердить. | | Иванов, Сидоров, Внедренец | Планёрки и собрания | c Х +4 не позднее N +5
|
| Разработка шаблона БП по заказу обедов в столовой | Разработать систему заказов (совместно с Внедренцем) | Универсальные списки, БП | Смирнов, Внедренец | Планёрки и собрания | c Х +4 не позднее N
|
| Разработка шаблона БП по созданию счетов для клиента в CRM | Разработка БП и обучение проектированию | CRM, БП | Криворучко, Андреенко, Внедренец | Планёрки и собрания | c Х +4 не позднее N +15 |
| Предстартовая работа |
| Обращение Генерального директора | Подготовить обращение генерального директора к сотрудникам | Живая лента | Секретарь | Задачи | N - 1 |
| Обращение руководителя IT-отдела о возможностях портала, графике обучения и прочем. | Сообщение, разъясняющее техническую суть и возможности портала. Описание плана обучения, обсуждение темы в ЖЛ. | Живая лента | Иванов | Задачи | N - 1 |
| Создать группы с непроизводственным контентом | Создание групп: Автолюбителей, Клуба молодых родителей, Клуба любителей футбола с предварительным наполнением контентом | Рабочие группы | А. Шумахер, Валя Айболитова, Гус Хидингов | Задачи | N - 3 |
| Корпоративная фотогалерея | Загрузить фотографии с фотоархива на портал в корпоративную фотогалерею | Фотогалерея | Секретарь | Задача | N - 3 |
|
