Обучение бизнес-процессам можно разделить на две составляющие:
- Обучение созданию шаблонов БП;
- Обучение работе в созданном БП.
Обучение созданию может оказаться достаточно сложной задачей, так как самое эффективное обучение - это разработка вместе с Заказчиком какого-то конкретного шаблона. В этом случае вы должны быть уверены, что созданный шаблон будет полностью соответствовать имеющемуся реальному производственному Бизнес-процессу. Процессы, возможно потребующие изменения порядка работы самой компании, лучше оставить на самостоятельную разработку в самой компании. Пусть они сами решают, что лучше: автоматизировать БП с модификацией реальных процессов или не автоматизировать.
Обучение работе в БП не должно вызвать особых затруднений, так как (если реальный бизнес-процесс не менялся) это просто автоматизация уже известного сотрудникам процесса. Надо будет просто показать как на экране монитора выглядит конкретно их часть работы.
Пример плана работ:
| Событие | Описание | Используемые инструменты | Исполнитель | Форма учёта | Срок |
| Обучение созданию |
| Предварительное знакомство | Детальный рассказ о возможностях инструмента | | Внедренец, Иванов, Петров | Планёрки и собрания | 1-й день
|
| Составление детального описания Бизнес-процесса | Составить детальное пошаговое описание БП. Например, так. | | Иванов, Петров | Планёрки и собрания | 2-4 дни |
| Обсуждение и детальная проработка шаблона БП | Первичное обсуждение шаблона БП. Составление шаблона, настройка параметров. | Универсальные списки, БП. | Внедренец, Иванов, Петров | Планёрки и собрания | 5-й день |
Тестирование созданного БП в режиме ручного перехода действий от сотрудника к сотруднику.
(См. спойлер ниже) | Пошаговое тестирование БП в ручном режиме. Выявление ошибок проектирования, анализ возможностей внедрения БП без изменений реальных БП организации. Исправление шаблона. Если шаблон БП невозможно создать без изменения реальных процессов организации - передача вопроса на усмотрение руководства. | Универсальные списки, БП. | Внедренец, Иванов, Петров | Планёрки и собрания | 6-9 день |
| Тестирование созданного БП в автоматическом режиме. | Тестирование шаблона в режиме реальной работы. Модификация при необходимости. | Универсальные списки, БП. | Внедренец, Иванов, Петров | Планёрки и собрания | 10-14 дни |
| Подготовка к обучению работе в БП рядовых сотрудников | Разбивка действий в рамках БП на пошаговые операции. Составление пошаговых инструкций для каждого сотрудника. | Вики, либо учебный курс. | Внедренец, Иванов, Петров | Планёрки и собрания | 15 - 17 дни
|
| Обучение работе |
| Ознакомление участников БП с технологией нового выполнения работ. | На встрече всех участников БП ознакомить их в общих чертах с понятием БП и конкретным БП, в котором им предстоит работать. Ознакомить участников с их функциональной пошаговой инструкцией. Смоделировать выполнение БП и показать участникам. | БП | Иванов, Петров | Календарь, Планёрки и собрания | 18-й день
|
| Старт работы через БП | Начать работу через БП в ручном режиме и контролировать выполнение операций сотрудниками в реальных условиях. | БП | Внедренец, Иванов, Петров | Планёрки и собрания | 19-20 дни
|
| Переход на автоматический режим | При условии правильной работы как БП, так и сотрудников в БП, удалить из шаблона БП ручные действия по переходу к другому сотруднику и начать работы в автоматическом режиме | | Иванов, Петров | Планёрки и собрания | с 21-го дня
|
|
|
Ручной переход по действиям БП полезен в целях обучения
|
|---|
| В ряде случаев может быть полезным, в целях обучения работе в созданном БП, включить в шаблон БП на первое время ручной переход от задания к заданию. То есть с помощью, например, действия Ознакомление с документом создать обязательный шаг ручного переключения Бизнес-процесса следующему исполнителю.
В публичной части это будет выглядеть так:
Маленький минус использования этого действия в том, что ссылку Перейти к документу удалить нельзя. |
