Контролирующая часть

Контролирующая часть предусматривает такой технологический процесс:

• После того, как исполнитель выполнит новую Задачу, контролирующий сотрудник получает уведомление о начале его этапа работ.
• Контролирующий сотрудник проверяет выполнение работ исполнителем.
• Если работы выполнены в полном объёме и в надлежащем качестве, то выполняется документирование выполненных работ.
• Если работы требуют исправления или доделывания, то задаётся задача на новые работы. После выполнения новой задачи исполнителем вновь проводится проверка контролирующим сотрудником.
• После выполнения всех работ в полном объёме БП закрывается.

  Создание

При создании контролирующей части будут использоваться действия:

• Цикл - так как возможно многократное неполное либо неправильное выполнение работ с необходимостью исправлений;
• Условие - для проверки выполнения работ и, при необходимости, возврата работы исполнителю;
• Запрос дополнительной информации - для управления процессом доделки и исправления сделанных работ.
• Изменение документа - для управления Циклом.
• Задача - для постановки задачи исполнителям.
• В зависимости от предпочитаемого способа уведомления исполнителя: Почтовое сообщение, Сообщение соц.сети или Уведомление пользователя. Сообщение соц.сети рекомендуется использовать, если исполнитель точно работает на портале и увидит это сообщение.

Контролирующая часть БП:

В ходе работы рекомендуется придерживаться описываемого ниже порядка. Дело в том, что в настройке ряда действий используются параметры, созданные или заданные в действиях выше, и при нарушении описываемого порядка вы просто не сможете произвести нужные настройки.

  Настройка действий Сообщение соц.сети

Действие встречается три раза. В форме настроек в поле:

• Заголовок - переименуйте действие, чтобы при просмотре шаблона БП было понятно, что оно выполняет. Например, в Уведомление проверяющего.
• Отправитель уведомления - кто будет указываться отправителем уведомления из группы Пользователи.
• Получатель уведомления - укажите, кому высылать уведомление. Если это конкретный сотрудник, то укажите его. Если сотрудник меняется, то укажите поле из группы Поля документа
  Примечание:

  • Возможна ситуация, когда контролирующих несколько или они разные (например, в зависимости от вида работ). В этом случае, возможно, есть смысл завести дополнительное поле Контролирующий в настройках Универсального списка и при создании дежурства указывать, кто должен выполнять эту функцию.
  • В последнем сообщении, уведомляющем всех о завершении работ, вероятно, нужно указать всех принимавших участие.

• Текст сообщения: составьте по аналогии с тем, что делали раньше, например, такое: Дежурство от {=Document:PROPERTY_DQNSVDZ}. Отчёт составлен. Вам поставлена задача на проверку и документирование работ. Выполнены работы: {=A98489_43534_12059_87173:Comments}.
  или (при успешном завершении работ):
  Все работы выполнены, поздравление и пожелания успехов всем участвовавшим!
  Примечание: При составлении описания мы несколько забежали вперёд и вставили значение поля, которого у нас ещё нет: {=A98489_43534_12059_87173:Comments}. Как получить значение этого поля смотрите в описании задачи для исполнителя при доделке работ - ветка Нужна доработка.

  Задание цикла

Описание технологического процесса предусматривает, что возможен многократный возврат работы на переделку или доделку. Реализовать этот момент можно с помощью действия Цикл. Добавьте это действие в Шаблон БП, теперь его надо настроить на выход из цикла. Для этого мы предусмотрели при настройке Универсального списка поле Завершение работ. По умолчанию в этом поле ставится значение Не выполнено. Значит, выход из цикла будет осуществлён, когда контролирующий сотрудник поставит у этого поля значение Выполнено. В форме настроек действия Цикл:

• Заголовок - переименуйте действие, чтобы при просмотре шаблона БП было понятно, что оно выполняет. В нашем случае: Цикл проверки.
• Тип условия - выберите Поля документа.
• Поле документа - выберите созданное нами поле Завершение работ.
• Условие - установите значение Равно.
• Значение - установите значение Не выполнено.

Данные настройки означают, что цикл будет продолжаться всегда, пока значение поля Завершение работ не будет сменено с Не выполнено на Выполнено

Все последующие действия должны быть размещены внутри Цикла. Кроме последнего сообщения о завершении работ.

Уведомление и постановка задачи контролирующему

Уведомление и постановка задачи контролирующему выполняются по аналогии с уведомлением и постановкой задачи исполнителю.

  Запрос дополнительной информации

Это действие создаёт параметры для управления циклом. Следующее за ним действие Условие должно на основании "чего-то" понять, что делать: заканчивать БП или снова создавать задачи для исполнителя на доделку. Вот это "что-то" и задаётся в Запросе дополнительной информации. В форме настройки действия :

• Заголовок - переименуйте действие, чтобы при просмотре шаблона БП было понятно, что оно выполняет. В нашем случае: Отправить на доделку?.
• Заполняют сотрудники - указывается, кто должен заполнить поле. По логике организации дежурства это должен быть сотрудник, контролирующий исполнение. Если это конкретный человек, то укажите его. Если вы создавали в Универсальном списке поле Контролирующий, то укажите его.
• Название задания - указывается текст, который будет виден на странице задания. Он формулирует суть того, что должен сделать контролирующий. В нашем случае пусть будет:
• Описание задания - если суть задания невозможно сформулировать в названии, то в этом поле можно дать пояснение. Напишем: Выберите: "Нет" если работа вами принимается. Выберите: "Да" если работа нуждается в доработке. В этом случае рекомендуем указать причины возврата в поле "Причины возврата".
• Показывать поле ввода комментария - будет показываться поле для добавления комментариев.
• Метка для поля комментария - введите: Причины возврата
• Поля - здесь создаётся тот параметр, который будет использоваться действием Условие. Нажмите Добавить поле. В открывшейся форме :
  • Название - дайте название полю, по этому названию вы будете выбирать поле в дальнейших настройках. В нашем случае: Отправить на доделку?.
  • Код - на латинице любое буквенное обозначение. Это поле имеет значение только для системы, в интерфейсе оно нигде не видно.
  • Тип - установите Да/Нет
  • Значение по-умолчанию - не устанавливайте. Можно, теоретически, установить какое-то из значений, но лучше всё же не устанавливать, так как в этом случае выбор контролирующим сотрудником "да" или "нет" будет ответственным, нельзя будет списать на то, "что я просто нажал Сохранить и так получилось".

  Настройка действия Условие

Разместите действие Условие. При необходимости переименуйте его, мы оставим название прежним. Настройка Условия производится в собственно линиях условий. По умолчанию в этом действии таких линий две. Их может быть сколько угодно, но в рамках нашего задания двух вполне достаточно. Назовём одно условие Нужна доработка, а второе Не нужна доработка. Откройте на редактирование поочерёдно оба действия. В этой форме (в скобках указываются значения для второго условия):

• Заголовок введите Нужна доработка (Не нужна доработка)
• Тип условия - Значение переменной (аналогично)
• Свойство или переменная - Отправить на доделку? (аналогично). Эта переменная была создана нами в действии Запросе дополнительной информации ранее.
• Условие - равно (аналогично).
• Значение - Да (Нет)

То есть мы задали, что при выборе контролирующим сотрудником в действии Запросе дополнительной информации варианта "Да" БП пойдёт по одной ветке условия, а при выборе "Нет" - по другой. Теперь нам нужно задать действия в обоих ветках условия.

Ветка Нужна доработка

В этой ветке размещаем два действия: Задача и Уведомление пользователя. Как настраивать эти действия вы уже знаете. Единственное изменение есть для действия Задача: при задании описания задачи включите в него поле Комментарий из группы Дополнительные результаты:

В этом случае в текст задачи будет добавляться текст из поля Причины возврата, который добавил контролирующий сотрудник при возврате работы на доделку.

Ветка Не нужна доработка

В этой ветке ставим одно единственное действие Изменение документа. В этом действии мы совершим изменение значения поля Завершение работ, что позволит завершить действие цикла. В форме настройки действия:

• Заголовок - переименуйте действие, чтобы при просмотре шаблона БП было понятно, что оно выполняет.
• В поле ниже выберите значение Завершение работ и установите значение для него - Выполнено.

Собственно, настройка БП завершена. Проверим теперь его работу.