Постановка задачи

Последовательно рассмотрим, как с помощью бизнес-процесса, использующего инструменты Битрикс24, может быть реализован возможный вариант автоматизации контроля исполнения работ.

Подойдет для компаний, схема работы которых выглядит ориентировочно следующим образом:

• продажа менеджером услуги, клиент оплачивает счет;
• руководитель получает необходимую информацию об объекте заказчика и выбирает исполнителя;
• передача исполнителю перечня документов для заполнения;
• выполнение работы на объекте клиента;
• проверка менеджером документов;
• подготовка акта и отчета, уведомление заказчика о завершении работы;
• менеджер доставляет клиенту акт и отчет.

Сценарий

Менеджер, являясь ответственным за сделку, ведет ее в CRM и после того, как клиент оплачивает счет по ней, переводит ее в стадию Оплачено для создания такой стадии сделки воспользуйтесь справочниками CRM:
.

После смены стадии запускается бизнес-процесс на изменение сделки:

Сначала бизнес-процесс проверяет, является ли стадия сделки равной Оплачено (действие Проверка стадии сделки). Для избежания выполнения бизнес-процесса при каком-либо редактировании сделки со статусом Оплачено, предварительно было создано пользовательское поле Изменялась стадия сделки? со значением по умолчанию 0, при котором бизнес-процесс пойдет по своей основной ветке, в конце которой значение данного поля меняется на 1.

Чтобы предусмотреть ситуацию, при которой стадия сделки откатывается от Оплачено, а затем снова в нее возвращается (что требует повторного запуска бизнес-процесса), было задействовано уравнивание нулю значения поля Изменялась стадия сделки? в случае, если после изменения сделка находится в стадии, отличной от Оплачено (действие Изменение значения пользовательского поля в ветке Не оплачено).

Далее в главной ветке бизнес-процесса идет запрос дополнительной информации от начальника отдела (действие Выбор сотрудника для осмотра объекта), которому следует выбрать своего сотрудника для выезда к заказчику. Данное действие при детальном просмотре выглядит следующим образом:

В описании добавлены необходимые для руководителя данные из сделки, такие как комментарий, контакт, компания. Добавлено поле типа Привязка к пользователю, через которое идентификатор выбранного сотрудника будет сохранен в переменной Сотрудник.

При переходе бизнес-процесса к данному действию, требующему ответа от руководителя отдела, у последнего появится запрос об этом в виде цифры рядом с пунктом бизнес-процессы основного меню:

При просмотре задания руководитель будет видеть следующую форму:

В следующем действии стадия сделки меняется на В обработке (действие Сделка - "В обработке"), а руководителю, аналогично запросу на выбор сотрудника, посылается задание (действие Первичное формирование ведомости документов) на формирование ведомости документов, которые необходимо забрать у заказчика:

Составленная ведомость сохранится в переменной Список документов, созданной в форме создания запроса дополнительной информации:

Затем в бизнес-процессе ставится задача подчиненному (выбранному сотруднику):

• бизнес-процесс приостанавливается на время выполнения задачи;
• в качестве ответственного ставится выбранный руководителем сотрудник (переменная Сотрудник);
• с помощью выражения =Dateadd({=System:Date}, "2 days") крайним сроком указано 2 дня от текущей даты;
• в описание задачи перенесен список документов, составленный руководителем (переменная Список документов) и поля сделки, такие как идентификатор контакта\компании, комментарий;
• наблюдателем выбран ответственный по сделке менеджер;
• задача находится в группе Продажи, что позволит в дальнейшем отследить выполнение задач через данную группу;
• задача привязывается к текущей сущности CRM (сделке).

Для ответственного задача будет выглядеть следующим образом:

После выполнения своего задания ответственный сотрудник может вложить отсканированные документы в комментарии к задаче, либо принести их лично менеджеру на проверку.

После завершения задачи запускается цикл утверждения документов менеджером:

Специально для данного цикла в параметрах шаблона бизнес-процесса была предварительно создана переменная Утверждение документов типа Да\Нет. Цикл будет выполняться до тех пор, пока значение данной переменной не изменится (т.е. произойдет утверждение документов). В случае, если менеджер не утверждает документы, ответственному сотруднику ставится задача Забрать документы на заполнение, в которой будет отображен комментарий менеджера о том, что следует исправить, внесенный им при отклонении документа (Дополнительные результаты > Утверждение документов > Комментарий).

После утверждения документов руководителю отдела ставится задача о подготовке отчета, а менеджеру, не останавливая бизнес-процесс на время выполнения задачи - о передаче акта.

Затем заказчику от имени менеджера (ответственный за сделку) отсылается письмо на электронный адрес с сообщением о завершении работы:

В в качестве адреса получателя указывается значение пользовательского поля email, предварительно созданного для сделок.

После этого следуют действия Изменение полей документа, с помощью которых меняется стадия сделки на Сделка заключена и значение пользовательского поля Изменялась стадия сделки?, о котором было сказано выше.

В нашем случае менеджер и руководитель постоянно в курсе стадии работы с клиентом, являясь либо ответственными\постановщиками, либо наблюдателями всех задач по сделке. Отследить события, текущие дела и задачи по сделке можно в форме ее просмотра (закладки Лента, Дела, История ):