Системы учёта

В рамках одной рабочей группы корпоративного портала могут существовать разные системы учёта, так как нужно бывает преследовать разные цели:

• В системе KPI Ключевые показатели эффективности - (англ. Key Performance Indicators, KPI) — система оценки, которая помогает организации определить достижение стратегических и тактических (операционных) целей. Использование ключевых показателей эффективности даёт организации возможность оценить своё состояние и помочь в оценке реализации стратегии. КПЭ позволяют производить контроль деловой активности сотрудников и компании в целом в реальном времени. Для термина «key performance indicators (KPI)» используется русский перевод "ключевые показатели эффективности" (КПЭ).
  
  Читать подробнее... , например, важен полный учёт выполненных работ. Так как надо премировать сотрудников в зависимости от выполненных работ.
• Составление отчёта для руководства требует показать выполнение работ и выполнение сроков в рамках поставленных свыше задач.
• А может быть воcтребованным, например, отчёт для клиентов и пользователей, которым важно знать только о тех работах, которые они, клиенты и пользователи, могут реально увидеть и воспользоваться.

  Список работ

Рассмотрим пример, когда нужно создать список работ, значимых для пользователей и клиентов. И рассмотрим это на живом примере Отдела документации компании 1С-Битрикс.

Первым делом нужно понять список параметров, которые интересны и необходимы потенциальным потребителям отчётов. Нашим пользователям надо знать:

• к какому продукту и модулю относятся изменения в документации,
• в каком виде документации они отражены;
• желательна сразу ссылка на указанные изменения, чтобы не бегать и не искать.

Дополнительно для удобной работы необходимы поле Дата выполнения для возможности фильтрации по срокам и поле Сотрудник - для облегчения поиска исполнителя в случае возникающих вопросов.

В результате имеем следующее ТЗ:

  Доступ

Если создать Универсальный список Лог изменений в документации в рамках рабочей группы, то проблему доступа для просмотра всех, а редактирования только сотрудниками отдела можно решить через права группы. Группа должна быть закрытой, но видимой.

Если список создаётся в рамках общих списков корпоративного портала, то проблема доступа решается через настройки собственно списка, об этом далее.

  Создание списка

У созданной группы кликните Ещё, выберите пункт Списки и нажмите на кнопку Создать новый. Откроется форма создания списка:

Заполните поля формы, Бизнес-процессы нам не нужны, их лучше отключить. На закладке Подписи слово Элемент заменим на Запись в нужных падежах, для понятного отображения названий в форме Лога изменений в документации. На закладке Доступ настройте права для нужных пользователей или групп по аналогии тому, как вы это делали с документами библиотеки.

Примечание: По умолчанию в типе инфоблока list разрешено дерево разделов Функционал Разделов в каких-то других случаях можно использовать для разных целей. Например, вместо поля Вид документации. Либо, создавая разделы по годам/месяцам, вести хранение записей в хронологическом порядке. . В нашем примере нет в этом необходимости в этом функционале. Если наличие полей Раздел в форме создания элемента и закладки Раздел в общем списке вам мешают, то можно обратиться к администратору портала с просьбой отключить дерево разделов .

  Настройка списка

После создания списка с помощью кнопки Настройки списка откройте форму редактирования списка и на контекстной панели с помощью кнопки Поля списка откройте список полей. По умолчанию в каждом списке обязательно присутствует одно поле: Название. Удалить это поле нельзя. Если это поле не будет нужно в работе списка (как в нашем случае), то его можно просто скрыть при настройке отображения списка. Об этом - ниже.

С помощью кнопки Добавить поле создайте поля:

• Кто сделал - тип Список (список сотрудников отдела), обязательное.
• Содержание - тип Детальный текст, обязательное.
• Вид документации - тип Список (список всех видов документации), обязательное, множественное.
• Дата - тип Дата/Время, обязательное.
• Модуль - тип Список (список всех модулей системы), обязательное.

В режиме группового редактирования можно расставить сортировку полей, что бы они отображались в нужном порядке .

Список готов к использованию.

В результате имеем список работ:

о которых можно рассказать пользователям, например, в блоге.