Веб-формы: расширенный режим и обработка заявок

Когда нужен расширенный режим

Используйте расширенный режим, если форма должна участвовать в обработке заявки, а не только принимать сообщение.

Он подходит, когда нужно:

• назначать заявкам статусы, например Новая, В работе, Принято, Отклонено
• задавать разные права на просмотр и изменение результатов
• хранить дополнительные служебные данные после отправки формы
• отправлять письма не только при заполнении формы, но и при смене статуса
• передавать результаты формы в CRM Битрикс24
• настроить отдельные страницы для списка результатов, просмотра и редактирования ответа

Если в вашей задаче нет ни одного пункта из списка, оставайтесь в упрощенном режиме. Он быстрее настраивается и меньше зависит от дополнительных прав.

Проверьте режим работы веб-форм

Режим задается в настройках модуля в административной части. Перейдите в Настройки > Настройки продукта > Настройки модулей > Веб-формы.

Если опция Использовать упрощенный режим редактирования форм включена — формы работают в упрощенном режиме. Чтобы перейти к расширенному, отключите эту опцию.

После переключения в форме появляются дополнительные настройки: символьный идентификатор, статусы, поля, расширенные права доступа, почтовые шаблоны и вкладки для работы с результатами.

Создайте форму и вопросы

Создание формы в расширенном режиме похоже на упрощенный режим, но после сохранения доступно больше вкладок и действий.

1. Откройте административную часть и перейдите в Сервисы > Веб-формы > Настройка форм.
2. Нажмите Создать или откройте существующую форму.
   
3. На вкладке Свойства заполните название формы и символьный идентификатор. Символьный идентификатор используют компоненты, поэтому не меняйте его на опубликованной форме без согласования.
4. В блоке Меню результатов в административном разделе заполните поля Название ссылки на результаты. Если этого не сделать, ссылка на ответы формы не появится в меню Сервисы > Веб-формы > Результаты.
   
5. Сохраните форму. После этого станут доступны связанные действия: вопросы, статусы, поля и почтовые шаблоны.

Добавляем вопросы

Теперь добавьте вопросы, которые должен заполнить посетитель.

1. В списке форм найдите нужную форму и нажмите + в столбце Вопросы.
   
2. На вкладке Свойства проверьте активность вопроса, при необходимости задайте порядок сортировки, укажите Символьный идентификатор и отметьте опцию Обязателен, если посетитель должен ответить на этот вопрос.
   
3. На вкладке Вопрос укажите текст вопроса. При необходимости здесь можно использовать визуальный редактор или добавить изображение к вопросу.
   
4. На вкладке Ответ выберите тип поля для ответа. Например, для короткого имени подойдет text, для длинного комментария — textarea, для выбора одного варианта — radio или dropdown, для нескольких вариантов — checkbox или multiselect, для даты — date, для изображения — image, для файла — file, для email — e-mail. В зависимости от выбранного типа поля укажите необходимые параметры в поле Текст.
   
5. Сохраните вопрос и повторите шаги для остальных вопросов формы.

Настраиваем почтовые уведомления

Если нужно получать результаты на почту, перейдите в настройки формы. В списке форм найдите нужную, откройте меню действий и выберите Изменить. Перейдите на вкладку Дополнительно и создайте почтовый шаблон.

Для настройки шаблона просто кликните по его номеру.

В открывшейся форме проверьте поля От кого, Кому, Тема и Сообщение. В тексте письма можно использовать коды полей формы: они подставят имя, email, телефон, текст ответа и другие данные из результата. Если нужно отправлять письмо нескольким получателям, укажите email через запятую.

После того как вы выведете форму на страницу, отправьте тестовую заявку и проверьте, что письмо пришло указанным получателям, а данные из полей подставились в сообщение.

Настройте статусы результата

Статусы показывают этап обработки результата. У каждой формы свои статусы, их количество не ограничено.

Чтобы создать статус:

1. В списке форм найдите нужную форму и нажмите + в столбце Статусы.
   
2. На вкладке Свойства проверьте активность статуса, укажите заголовок и сортировку. При необходимости добавьте описание для сотрудников, которые будут работать с результатами. Если статус должен присваиваться новым документам по умолчанию, включите эту опцию — такой статус может быть только один.
   
3. Откройте вкладку Доступ и настройте права к результату для нужных групп пользователей. От этих прав зависит, кто увидит результаты в этом статусе и сможет с ними работать.
4. Сохраните статус.

После сохранения статуса станет доступна настройка уведомлений о смене статуса. Чтобы настроить шаблон для писем:

1. В списке форм найдите нужную форму и нажмите на число в столбце Статусы.
2. Найдите нужный статус, откройте меню действий и выберите Изменить.
3. В настройках статуса перейдите на вкладку Уведомления и в поле Шаблон почтового уведомления при установке статуса нажмите создать.

После настройки измените статус тестового результата. Проверьте, что его видят только группы с нужными правами, а уведомление о новом статусе приходит, если для него создан почтовый шаблон.

Добавьте поля для внутренней обработки

Служебные поля нужны для хранения данных результата после отправки формы.

Такое поле может хранить текст, число или дату. В настройках поля можно указать, показывать ли его в таблице результатов и добавлять ли в фильтр. Это помогает, если заявок много и их нужно отбирать по внутреннему признаку.

Чтобы создать служебное поле:

1. В списке форм найдите нужную форму и нажмите + в столбце Поля.
   
2. На вкладке Свойства проверьте активность поля, задайте порядок сортировки, укажите символьный идентификатор, выберите тип поля и при необходимости заполните заголовок.
   
3. На вкладке Результаты выберите, где показывать значение поля: в HTML-таблице результатов, Excel-таблице или в обоих местах. Заполните Заголовок столбца в таблице. Это название увидят сотрудники в списке результатов.
4. Если по этому полю нужно отбирать заявки, настройте вкладку Фильтр.
5. Сохраните поле.

Передавайте данные в CRM только после проверки полей

Веб-форма может передавать данные в CRM Битрикс24 как новый лид. Для этого форму связывают с CRM и сопоставляют поля формы с полями лида.

1. Откройте нужную форму на редактирование и перейдите на вкладку CRM. Если сайт уже связан с нужным порталом, выберите его из списка. Если связи нет, ее нужно создать, выбрав пункт настроить новый.
   
2. Укажите название подключения, адрес сервера CRM, логин и пароль для авторизации.
   
3. Затем выберите способ отправки:
   • ручной — сотрудник проверяет результат формы и сам отправляет его в CRM
   • автоматический — лид создается в CRM сразу после отправки формы
4. После выбора способа сопоставьте поля формы с полями лида. Чтобы задать новое соответствие, нажмите кнопку Добавить.

При ручной отправке результат передается в CRM через раздел Сервисы > Веб-формы > Результаты — выберите нужный ответ и в меню действий нажмите Отправить в CRM.

Перед автоматической отправкой передайте в CRM тестовый результат. Проверьте, что лид создан, а значения попали в соответствующие поля.

Если у вас нет доступа к CRM или вы не знаете, какой портал выбрать, не подбирайте настройки вручную. Попросите администратора или ответственного за CRM проверить связь и права.

Выведите форму на страницу

Форму нужно разместить на той странице, где посетитель будет оставлять заявку. Это может быть уже готовая страница или новая страница для мероприятия, анкеты или записи на услугу.

1. Откройте нужную страницу в публичной части сайта. Если страницы еще нет, создайте ее в подходящем разделе. Для этого на панели управления выберите Создать страницу > Создать страницу. Оставьте опцию Перейти к редактированию страницы, чтобы сразу открыть страницу на редактирование.
2. В визуальном редакторе справа найдите панель компонентов. Если панель скрыта, раскройте ее стрелкой. Через поиск найдите компонент Веб-форма и перетащите его в нужное место страницы.
   
3. После добавления компонента откроются его настройки. Если окно закрылось, дважды щелкните по компоненту.
4. Найдите секцию Источник данных и выберите созданную форму.
   
5. Сохраните компонент и страницу.

Откройте страницу как посетитель и отправьте тестовую заявку. Проверьте, что результат сохранился, получил ожидаемый статус и запустил настроенные уведомления или передачу в CRM.

В некоторых сценариях одной страницы с формой недостаточно. Например, посетитель должен вернуться к своей заявке или сотрудник должен видеть результаты в публичной части.

Для таких задач создают дополнительные страницы и размещают на них компоненты веб-форм: Список результатов, Список своих результатов, Просмотр результата или Редактирование результата. Если после отправки нужно показать отдельное подтверждение или дальнейшие шаги, настройте отдельную страницу успешной отправки.

Если нужен свой шаблон формы

Шаблон формы отвечает за внешний вид формы в публичной части: заголовок, порядок вопросов, подписи, кнопку отправки, сообщения об ошибках и служебные элементы. Он не заменяет настройку вопросов, статусов, почтовых шаблонов и прав доступа.

Если стандартный вид формы подходит, шаблон менять не нужно. Создавайте свой шаблон только тогда, когда форму нужно иначе расположить на странице или согласовать с дизайном сайта.

Перед настройкой своего шаблона лучше заранее создать вопросы формы. Их можно добавлять и во время работы с шаблоном, но сначала удобнее подготовить структуру формы.

Чтобы создать свой шаблон:

1. Откройте административную часть и перейдите в Сервисы > Веб-формы > Настройка форм.
2. В списке форм нажмите иконку с тремя полосами у нужной формы и выберите Изменить.
3. Перейдите на вкладку Шаблон формы.
4. Включите опцию Использовать свой шаблон формы.
   
5. В области редактирования шаблона разместите элементы формы в нужном порядке.

Справа находится панель Элементы формы. В ней можно выбрать готовые элементы и вставить их в шаблон.

Из блока Новые поля формы можно добавить новый вопрос прямо из шаблона. Для этого выберите тип поля, укажите Строковой идентификатор, заполните Текст вопроса и, если нужно, настройте варианты ответа. Такой способ подходит для быстрой сборки, но при сложной форме лучше создавать вопросы отдельно, как в разделе выше.

Из блока Дополнительные элементы формы обычно нужны:

• Заголовок формы — название формы на странице
• Кнопка отправки — кнопка, без которой посетитель не сможет отправить форму
• CAPTCHA — проверка от автоматических отправок, если она включена в форме
• Символ обязательного поля — отметка рядом с обязательными вопросами
• Ошибки формы — сообщения о том, что не все обязательные поля заполнены

После вставки элементов сохраните форму и откройте страницу с формой в публичной части. Проверьте, что все вопросы видны, обязательные поля отмечены, ошибки понятны, CAPTCHA отображается при включенной проверке, а кнопка отправки работает.