Просмотров: 17733 (Статистика ведётся с 06.02.2017)
Дата последнего изменения: 22.05.2015

Всю работу с документами можно проводить, используя обычный веб-браузер, который, когда необходимо, подключит нужные программы из MS Office. Внешне список документов выглядит так:

Для облачного Битрикс24

Работа с папками

Интерактивный видеоролик "Создание и удаление папки"

Для создания папки нажмите кнопку Создать папку, расположенную на контекстной панели, откроется форма создания новой папки:

Введите в поле Название имя создаваемой папки. Нажмите кнопку Сохранить. После перезагрузки страницы созданная папка отобразится в таблице элементов.

Для удаления папки нажмите на кнопку Действия в строке с папкой, которую нужно удалить. Вы можете переместить папку в Корзину, либо удалить безвозвратно:

Для изменения прав доступа к папке нажмите на кнопку Действия рядом с ней и выберите пункт меню Права доступа. В открывшейся форме настройте параметры доступа путем добавления нужных прав:

К примеру, если в случае как на картинке выше, вам нужно, чтобы для всех, кроме Семена Рамблерова, доступ был закрыт, следует добавить два права Нет доступа для пользователя Автор и группы Все авторизованные пользователи.


Загрузка документов

Интерактивный видеоролик "Загрузка документов"

Для выполнения загрузки документов перейдите в папку, в которую необходимо загрузить документы. Нажмите кнопку Загрузить, расположенную на контекстной панели, Откроется форма для загрузки одиночного файла:

Примечание: если документы участвуют в бизнес-процессах, то в форме загрузки могут быть дополнительные поля, зависящие от параметров бизнес-процессов с автозапуском при создании документа.

Нажатием кнопки Обзор... выберете нужный файл для загрузки, при необходимости заполните свойства документа, и нажмите кнопку Загрузить

Примечание: Если необходимо загрузить несколько документов за один раз, то нажмите ссылку Загрузить несколько документов. Откроется форма для мультизагрузки документов с 3 видами загрузки:
  • обычный - позволяет выполнить пофайловую загрузку документов из различных директорий (кнопка Добавить файлы) или загрузить документы какой-нибудь папки (кнопка Добавить папку);
  • классический - служит для загрузки документов из определенной директории;
  • простой - используется для индивидуальной загрузки каждого документа.

Выберите подходящий вам вид формы и укажите документы, которые должны быть загружены.

Нажмите кнопку Загрузить. Начнется процесс загрузки файлов, прогресс которого будет отображаться графическим индикатором:

Загруженные документы будут отображены в общем списке документов папки.

Создание документа

Вы можете создавать документы формата MS Word, MS Excel и MS PowerPoint через любой сервис, где возможно прикрепление файлов библиотеки документов (сообщения, задачи, календари). Для создания документа MS Word непосредственно из библиотеки документов, перейдите, например, на страницу Общие документы (Документы > Общие документы) и нажмите кнопку Создать на контекстной панели:

Внимание! Данная кнопка доступна при работе с порталом только через браузер Internet Explorer. Для новых версий браузера требуется включить режим совместимости.

После ее нажатия загрузится MS Word, в котором вы можете создать документ. По умолчанию документ сохранится на жестком диске вашего компьютера, впоследствии вы можете загрузить его на портал (см. описание ниже).

Чтобы сохранить документ на портале, необходимо в диалоговом окне сохранения файла указать имя документа вместе с полным путем к библиотеке документов портала:

После этого будет запрошена авторизация: укажите ваш логин и пароль на портале. Документ сохранится в библиотеке портала:


Изменение свойств документа

Интерактивный видеоролик "Изменение свойств документа"

Для изменения свойств документа нажмите на кнопку Действия в строке с документом, выберите Свойство и описание. В открывшейся форме можно изменить свойства документа:

  • изменить название Файла;
  • Скачать файл;
  • открыть файл в соответствующей программе, нажав на ссылку имени файла;

    Примечание: Если на компьютере установлен MS Office 2003 и выше и файл поддерживается в нем, то для браузеров Internet Explorer и Mozilla Firefox будет доступна кнопка Редактировать в MS Office, при нажатии которой файл откроется для редактирования в соответствующей программе из пакета MS Office.

  • указать Папку размещения файла;
  • указать Теги - ключевые слова для поиска;
  • задать Описание файла;
  • заменить файл, нажав на кнопку Загрузить новую копию и указав путь для загрузки нового файла в появившемся окне.

Нажмите кнопку Сохранить изменения.

Права доступа к документу изменяются аналогично таковым для папок.


Публичные ссылки

Интерактивный видеоролик "Публичные ссылки"

Для любого файла можно получить публичную ссылку, по которой файл может быть скачан даже неавторизованным в облаке пользователем. Чтобы открыть общий доступ к файлу, нажмите на кнопку Действия в строке с документом, выберите Открыть общий доступ:

В открывшейся форме можно задать настройки доступа к файлу по времени и защитить паролем. Кроме того, вы можете добавить комментарий к файлу:

Нажмите кнопку Получить публичную ссылку и скопируйте ссылку:

На один и тот же файл может быть создано несколько публичных ссылок с различными настройками. Для этого следует повторить вышеописанные действия.

Пользователь, которому будет передана ссылка, при переходе по ней сможет скачать файл:

Если при открытии общего доступа был добавлен комментарий, то он будет отображен в виде описания файла. А если файл защищен паролем, то сперва будет запрошен пароль к файлу:


Запуск бизнес-процесса

Интерактивный видеоролик "Запуск бизнес-процесса"

Для запуска бизнес-процесса нажмите на кнопку Действия в строке с документом, выберите пункт меню Новый бизнес-процесс и шаблон бизнес-процесса:

Внимание! Данный пункт меню доступен при созданных бизнес-процессах и наличии прав доступа к библиотеке документов не ниже Изменение с ограничениями. Для личного Диска бизнес-процессы недоступны.

Откроется страница Запуск бизнес-процесса, позволяющая задать параметры бизнес-процесса и запустить его.

Для перехода к управлению шаблонами бизнес-процессов нажмите на кнопку Еще, расположенную на контекстной панели страницы со списком документов, и выберите Бизнес-процессы:

Примечание: Элементы управления, связанные с бизнес-процессами, могут отсутствовать, если администратор системы не разрешил использование данного функционала.


Версии

Если администратор разрешил использование бизнес-процессов для данной библиотеки документов (в настройках библиотеки указано, что она участвует в бизнес-процессах), то для документов становится доступен функционал версий.

Версия - в контексте библиотеки документов представляет собой отдельный документ, приложенный к основному и способный его заменить через бизнес-процесс.

Вы можете создавать версии в форме изменения документа с помощью кнопки контекстной панели Создать версию:

Откроется форма создания версии:

Укажите всю необходимую информацию. На закладке Бизнес-процессы указываются необходимые значения параметров бизнес-процессов, настроенных на запуск при создании документа:

С версиями возможны действия, аналогичные таковым для обычных документов.


История изменений

Интерактивный видеоролик "История изменений"

Для просмотра истории изменений документа нажмите на кнопку Действия в строке с документом и выберите пункт меню История изменений. Откроется страница, содержащая всю историю изменений документа. Эту страницу можно просмотреть и из Свойств документа.

Используя меню действий, можно восстановить или удалить более раннюю версию документа с помощью пунктов Восстановить или Удалить соответственно.


Удаление документов

Интерактивный видеоролик "Удаление документов"

Для удаления документов нажмите кнопку Действия в строке с документом, который нужно удалить. Выберите действие Удалить в выпадающем списке. Аналогично удалению папки, вы можете переместить документ в корзину, либо удалить безвозвратно.


Работа с корзиной

Интерактивный видеоролик "Работа с корзиной"

В Корзине к имени файла\папки добавляется дата и время удаления:

Чтобы восстановить документ из Корзины, необходимо перейти в Корзину с помощью одноимённой кнопки на контекстной панели. Затем в меню действий файла выбрать команду Восстановить. После этого документ будет восстановлен в первоначальную папку.

При участии документов в бизнес-процессах в меню действий может не быть пункта Восстановить. В таком случае воспользуйтесь аналогичной командой на панели групповых операций.

Примечание: Учтите, что документы из Общих документов и из ваших личных Файлов удаляются в разные корзины, каждые в свою собственную.

Чтобы очистить корзину, необходимо нажать кнопку Очистить корзину . Система выдаст подтверждение на удаление и после согласия произведет очищение Корзины.

Внимание! Для восстановления документа из корзины и очистки корзины необходимо иметь соответствующие права. По умолчанию этот функционал доступен только администратору.



5


Курсы разработаны в компании «1С-Битрикс»