Просмотров: 11552 (Статистика ведётся с 06.02.2017)
Дата последнего изменения: 02.05.2017

В каждый из календарей можно добавлять события несколькими способами, а для планирования коллективных событий можно использовать Планировщик событий.

Интерактивный видеоролик по событиям и задачам

В календарях также отображаются все задачи, в которых сотрудник является ответственным. Они помечаются специальным значком:

В списке календарей задачи всегда находятся внизу и обозначены розовым цветом. Подробную информацию по работе с задачами смотрите в разделе Задачи.


Добавление событий

Мероприятия могут быть однодневными или занимать несколько дней. Добавить событие можно из живой ленты или CRM. Из календаря это можно сделать одним из двух способов.

Способ 1

  • В сетке календаря выберите день события и кликните по нему. Откроется окно добавления события:


  • Укажите Название события, выберите Календарь, к которому относится это событие, задайте вашу предполагаемую занятость в нем в поле Занятость.
  • Примечание: если событие должно быть многодневным, то нажмите ссылку Редактировать (смотрите Способ 2).

    Или же выберите в календаре день начала события, кликните по нему, и, не отпуская кнопку мыши, проведите курсор до дня окончания события. После отпускания кнопки мыши появится форма создания события с указанным периодом времени.

  • Нажмите кнопку Добавить.

Способ 2

  • Нажмите на кнопку Добавить, расположенную в верхнем правом углу календаря. Либо кликните стрелочку рядом с ней и в открывшемся меню выберите новое событие:


    Откроется окно добавления нового события:


  • Проверьте и поменяйте, если необходимо, ваш часовой пояс. Если событие планируется в другом часовом поясе, укажите его, выбрав нужное значение из списка. Имеется возможность указать разные часовые пояса начала и окончания мероприятия. Если указаны разные часовые пояса, то при просмотре события рядом с его временем располагается пиктограмма .
  • Укажите дату\время начала и окончания мероприятия. Можно задать время начала и окончания мероприятия, кликнув по полю со значением времени:

    С помощью стрелок на циферблате, или полей для ввода времени, установите необходимое время и нажмите кнопку Вставить.

    Внимание! Следует иметь в виду, что часовая стрелка не может занимать промежуточное положение, поэтому 12:55 на часах будет выглядеть как без пяти двенадцать.

    Если мероприятие запланировано на весь день, можно отметить это галочкой в одноименной опции.

  • На закладке Описание задайте краткое описание события (для форматирования текста описания можно использовать элементы панели инструментов). Аналогично сообщениям, к событию можно прикрепить файл, вставить ссылку или видео, а также создать и прикрепить документ.
  • На закладке Участники можно пригласить сотрудников к участию в событии.

    Примечание: детальное планирование событий осуществляется с помощью Планировщика событий.

    Для этого нажмите на ссылку Добавить сотрудников, группы или отделы, введите несколько букв имени (фамилии, имени или отчества), выберите сотрудника из выпадающего списка, либо из структуры компании (Сотрудники и отделы). Повторите операцию, пока все нужные сотрудники не появятся под записью Участники. Как только участников события становится больше одного, в окне появляется Планировщик событий:


    Примечание: в коробочной версии Битрикс24 текст приглашения и настройки события, расположенные ниже списка участников, видны при редактировании события.

    Текст приглашения для всех участников можно добавить с помощью ссылки Добавить текст приглашения, по нажатии которой будет отображено поле для ввода текста.

    Это открытая встреча - поставьте галочку, если хотите разрешить свободное присоединение участников к событию.

    Оповещать о подтверждении/отказе участников - оставьте галочку в данной опции, если хотите, чтобы вам приходили уведомления с информацией об отказе или подтверждении участия сотрудников в событии.

    Запросить повторное подтверждение участия (отображается при редактировании события) - при отмеченной опции изменение события приведет к повторному оповещению всех участников события.

    Указанным сотрудникам будет отправлено соответствующее сообщение с приглашением, посредством которого они согласятся или откажутся от участия в событии. В форме просмотра и редактирования события это будет отображено одним из статусов: Подтвердили, Отказались, Еще думают.

    Внимание! Приглашение отправляется только при указании отдельных пользователей в событии. Если в участники событий приглашается группа или отдел, то сотрудникам не будет отправлено уведомление.

    Событие, в котором принимают участие несколько сотрудников, помечается в календаре пиктограммой .

  • На закладке Дополнительно настраиваются дополнительные параметры события:


    • Повторяемость события - позволяет задать повтор события (каждый день/неделю/месяц/год) и ограничить время повтора события;

      Примечание: установленное напоминание будет срабатывать при каждом повторе события.

    • Важность события - позволяет указать значимость события (Высокая, Нормальная, Низкая);
    • Частное событие - делает информацию о событии недоступной (кроме времени проведения, занятости, важности, отметки о частном событии и комментариев).
    • Цвет - выберите цвет события и текста в общей календарной сетке;
    • Элементы CRM - нажав Выбрать, вы можете привязать какую-либо сущность CRM к событию, после чего событие будет помечено специальным значком crm и добавлено к выбранной сущности, а также отображено на странице Мои дела ответственного за данное событие.
    • Важно! Поле Элементы CRM будет доступно только если сотрудник имеет доступ к CRM.

  • Нажмите кнопку Сохранить.

В итоге cобытие появится в создаваемом календаре. Участникам события в Живую ленту придет уведомление, в котором они могут подтвердить свое участие, либо отказаться от него. Комментарии к событию можно оставлять прямо из ленты.

Кроме того, как только пользователь будет выбран участником события ему будет прислано уведомление, из которого он также может принять решение о своем участии в событии.

Количество неподтвержденных событий отображает специальный счетчик пункта Календарь в левом меню



При клике на этот счетчик происходит переход в календарь, где неподтвержденные события выделяются мерцающим (если мигание задано в настройках) красным цветом и знаком вопроса:


Здесь также можно просмотреть подробное описание события и подтвердить своё участие, нажав кнопку

Ближайшие события, в которых принимает участие сотрудник, отображаются на главной странице портала в специальном виджете





откуда можно по клику быстро перейти к его просмотру:



Управление событиями

Управление созданным событием календаря осуществляется с помощью инструментов, доступных при наведении курсора мыши на событие:

  • - позволяет перейти к форме редактирования события, аналогичной форме создания события.
  • - позволяет удалить событие. При удалении события, в котором участвуют несколько сотрудников, появится предупреждение:

    После подтверждения событие удаляется из календарей всех участников.

    Примечание: при удалении события, связанного с какой-либо сущностью CRM, запись о его удалении появляется на закладке История соответствующей сущности.

    Обратите внимание: Редактировать и удалять события календаря может не только его владелец, но и сотрудник, обладающий соответствующими правами доступа на календарь.
  • Чтобы просмотреть событие, щелкните по любому месту события, свободному от пиктограмм удаления и редактирования. Из формы просмотра, кроме добавления комментариев, можно перейти к редактированию и удалению события с помощью соответствующих ссылок:

    Примечание: о новых комментариях вы можете узнавать, просматривая новые сообщения живой ленты. В центр нотификаций уведомления приходить не будут.

Зажав левой кнопкой мыши событие, вы можете перетаскивать его по календарю.

Внимание! Учтите, что если напоминание уже срабатывало, то при переносе события на другой день оно восстановлено не будет.

Планировщик событий

На портале сотрудникам удобно планировать коллективные (общие) события, контролируя занятость или отсутствие приглашенных сотрудников в офисе. Для этого в продукте реализован Планировщик событий. Он автоматически активируется на закладке Участники формы создания/редактирования события, как только количество участников события становится больше одного.

В результате на сетке планировщика можно будет просмотреть коллективное событие.


Если у выбранных сотрудников не запланировано на время создаваемого/редактируемого события дел или отсутствия, то их соответствующие интервалы времени на сетке планировщика будут отображены зеленым цветом, в противном случае - красным. Если планируемое событие пересекается с интервалами отсутствия или других событий сотрудников, то на сетке временной интервал события будет отображен оранжевым цветом:

После изменения времени общего события (например, перемещения его по сетке при помощи мыши в "зеленую" зону всех сотрудников) с учетом занятости/отсутствия сотрудников, временной интервал планируемого события будет отображен голубым цветом.


Примечание: управление мышью:




12


Курсы разработаны в компании «1С-Битрикс»