Просмотров: 10978 (Статистика ведётся с 06.02.2017)
Дата последнего изменения: 17.01.2017

Контроль за состоянием дел - одна из обязанностей руководителя подразделения. Организация этого процесса - отдельная тема, мы коснёмся этого только в плане стоящей перед нами задачи и с использованием инструментов Битрикс24.

Живая лента и центр нотификаций

Создание и любое изменение в задаче обязательно отображаются в Живой ленте корпоративного портала. Этот механизм информативен, но не всегда удобен, так как требует частого посещения страницы с Живой лентой.

Удобнее пользоваться Центром нотификаций, доступный на любой странице портала. В нём выводится тот же список изменений и событий. Но этот список можно редактировать и удалять ненужные сообщения, оставляя под контролем только то, что нужно:

Бизнес-процессы

Инструменты Битрикс24 позволяют автоматизировать уведомления и постановку задач с помощью инструмента Бизнес процессы. Мы предполагаем, что вы уже освоили Дизайнер бизнес-процессов и не будем описывать процесс работы с ним во всех подробностях.

Если при создании списка вы не снимали флажок с поля Включить поддержку бизнес-процессов, то вы можете использовать бизнес-процессы и на контекстной панели вашего списка есть кнопка Бизнес процессы.

Примечание: Функционал Бизнес-процессов может быть отключён для Рабочих групп. Обратитесь к администратору корпоративного портала.

Уведомление сотрудников

Чтобы уведомлять сотрудников о новой работе не отвлекая их от производственной деятельности, создадим автоматическое уведомление о создании новой работы.

  • Нажмите на кнопку Бизнес-процессы на контекстной панели вашего списка работ. Откроется страница со списком шаблонов бизнес-процессов. Вам не нужны типовые шаблоны, вам нужно создать свой. Это будет довольно простой шаблон последовательного бизнес-процесса.
  • Нажмите на кнопку Создать последовательный бизнес-процесс, откроется Форма настроек параметров шаблона:

  • Заполните поля Название и Описание. Флажок Автоматически запускать установите на При добавлении. Остальные закладки не заполняйте. Сохраните внесенные изменения. Откроется форма создания собственно бизнес-процесса:

  • Из группы действий Уведомления добавьте в бизнес-процесс Сообщение соц.сети.
  • Кликните на значке в виде шестерёнки на команде Сообщение соц.сети, откроется окно настроек этого действия:

  • Отправителем лучше указать руководителя, получателем - сотрудников отдела. В качестве текста сообщения введите нужный текст с выбором параметров документа. Для этого кликните на кнопке с многоточием, откроется окно Вставка значения:

    И вставьте в нужные места текста нужные поля документа.

    Примечание: При выборе значений из этого окна система, как правило, подставляет в поле код вызова. Этот код нельзя менять вручную.

  • Сохраните внесенные изменения.

Теперь при каждом добавлении работы сотрудникам будет приходить уведомление и они смогут быстро реагировать на задания руководителя.

Уведомление о выборе работ из списка

С помощью бизнес-процессов можно запустить бизнес-процесс по уведомлению руководителя отдела о приёме кем-то из сотрудников работы на исполнение и автоматическому созданию задачи для сотрудника. Имеем список работ. Сотрудник выбирает для себя какую-то работу в этом списке и закрепляет за собой с помощью выбора своей фамилии в поле Кто берёт.

  • Нажмите на кнопку Бизнес-процессы на контекстной панели вашего списка работ. Откроется страница со списком шаблонов бизнес-процессов. Создадим новый последовательный бизнес-процесс. Это будет уже более сложный шаблон последовательного бизнес-процесса, так как нам надо учесть:
    1. что задача должна создаваться только в случае изменения конкретного поля;
    2. что работы будут брать разные сотрудники отдела.
  • Нажмите на кнопку Создать последовательный бизнес-процесс, откроется форма настроек параметров шаблона:

  • Заполните поля Название и Описание. Флажок Автоматически запускать установите на При изменении.
  • В создаваемом бизнес-процессе есть один параметр, на изменение которого должна создаваться задача - это сотрудники, принимающие к исполнению ту или иную работу. Значит нам надо задать свою переменную. Перейдите на закладку Переменные и воспользуйтесь ссылкой Добавить переменную:

  • Заполните:
    • Идентификатор - любой код на латинице. Это код для системы, чтобы она знала с чем ей работать.
    • Название - смысловое название переменной. В нашем случае это Ответственный за работу, то есть тот, кто берёт работу в исполнение.
    • Тип - выберите Пользователь, так как меняются у нас сотрудники, то есть пользователи системы.

    Остальные поля оставьте без изменений. Сохраните переменную.

  • Остальные закладки не заполняйте. Сохраните внесенные изменения. Откроется форма создания собственно бизнес-процесса:

    Примечание: Показан уже готовый бизнес-процесс.

  • Прежде всего нам нужно научить бизнес-процесс различать когда нужно создавать задачу, когда нет. Для этого используем созданное нами в Универсальных списках поле Создавалась ранее?. И реализуем это с помощью действия Условие. Добавьте это действие в шаблон.
  • В значениях поля Создавалась ранее? задано два значения: Y и N. Соответственно, настроим каждую ветку действия на своё значение. Пример настройки действия - на иллюстрации ниже.

  • В ветку Да добавьте действие Прерывание процесса. Теперь, если задача уже создавалась, то при редактировании работы изменение любого поля не приведёт к созданию новой задачи, процесс просто прервётся.
  • Чтобы при последующем открытии на редактирование работы бизнес-процесс знал, что задача уже создавалась, добавьте в его шаблон действие Изменение документа в самый конец шаблона. Настройку полей произведите как на иллюстрации ниже:

  • Бизнес-процесс должен знать того, кто взял на себя исполнение работы, что бы знать на кого ставить задачу. Вновь воспользуемся Условием. Добавьте это действие в ветку Нет первого условия.
  • Особенность действия Условие заключается в том, что если произведённое изменение в процессе не соответствует ни одному из указанных условий, то бизнес-процесс продолжает выполняться по оставшимся действиям. Если не добавить ветку условия на прерывание, то при изменении любого поля в задании на работу (например, отредактирован заголовок работы) бизнес-процесс выполнит все действия, идущие после нашего Условия.

    Смотрите схему бизнес-процесса выше: при отсутствии ветки Не установлено задача создана не будет, так как переменная Ответственный за работу не будет установлена в ветках условия, но руководителю подразделения придёт несоответствующее действительности уведомление о том, что работа взята в исполнение тем сотрудником, кто отредактировал задание на работу.

    Предположим, что в отделе 4 сотрудника, значит возможны 4 значения поля Кто берёт. Кроме того, надо предусмотреть ситуацию, когда редактируется другое поле работы, а указанное поле остаётся без изменения. С помощью команды Добавить ветку создайте 5 веток условия, по одной на каждого сотрудника, плюс одну ветку на прерывание бизнес-процесса.

  • Вызовите окно Настройка параметров действия первой ветки:

  • Заполните:
    • Заголовок - осмысленное название условия. В нашем случае удобна фамилия со знаком вопроса.
    • Тип условия - Поле документа, система будет проверять конкретное поле документа.
    • Поле документа - выберем поле для проверки. В нашем случае - Кто берёт.
    • Условие - оставим равно, то есть бизнес-процесс пойдёт по этой ветке, если условие будет равно указанному значению.
    • Значение - выберите одно из значений поля.

    Сохраните форму.

  • Заполните ещё 3 ветки условия по такому же принципу для каждого из сотрудников отдела.
  • В оставшейся пятой ветке в поле Значение оставьте не установлено, и название ветке дайте соответствующее. По этой ветке процесс пойдёт, если было отредактировано любое другое поле.

    Теперь, после запуска бизнес-процесса, система проверит какое значение поставлено в этом поле и по этой ветке будет дальше выполнять работу. Но она по прежнему не знает на кого ставить задачу в конечном счёте, так как параметры поля Кто берёт для неё - это просто буквы, которые не привязаны к пользователю.

  • Для указания системе для кого из сотрудников создавать задачу, в каждую из веток, относящейся к сотрудникам, добавьте действие Изменение переменных и вызовите окно настройки параметров:

  • В Заголовке укажем, что задача должна создаваться для Иванова, ниже выберем переменную под названием Ответственный за работу и в качестве значения выберем пользователя Иванова.
  • Повторите аналогичные действия в каждой из веток. Теперь после определения значения поля Кто берёт система присваивает переменной конкретного пользователя. Осталось только создать задачу и уведомить руководителя отдела.
  • В пятую ветку добавьте действие Прерывание процесса из группы Прочее. Настроек у этого действия нет. Оно просто прервёт выполнение бизнес-процесса.
  • Из группы действий Уведомления добавьте в бизнес-процесс после Условия в любой последовательности действия Задача и Сообщение соц.сети.
  • Откройте окно настроек команды Задача. В нём мы настроим параметры автоматического создания задачи при закреплении сотрудником работы за собой:

  • Для полной работы бизнес-процесса не нужно заполнение всех полей. Достаточно заполнить:
    • Заголовок - произвольное название действия.
    • Название задачи - нужно чтобы название создаваемой задачи выглядело осмыслено, но не одинаково для каждой задачи. Это сделать не сложно. Введите текст "Выполнить работу" и с помощью окна Вставка значения в группе значений Поля документа выберите Название элемента. Это значит, что при создании задачи в её название после слов "Выполнить работу" автоматически вставиться название работы, которую сотрудник закрепил за собой.
    • Постановщик - лучше постановщиком иметь руководителя отдела, в этом случае он может изменять параметры задачи, например, задать Крайний срок её исполнения. С помощью окна Вставка значения выберите руководителя отдела. Теперь задача будет создаваться от его имени.
    • Ответственный - переменное значение, зависящее от того, кто стоит в поле Кто берёт. Используйте в этом поле созданную вами переменную Ответственный за работу.
    • Задача в проекте (группе) - выбор группы важен, так как задача в противном случае не попадёт в отчёт по KPI. В выпадающем списке найдите свою группу и установите её в этом поле.
    Поле Остановить процесс на время выполнения задачи
  • Сохраните внесенные изменения в настройку этой команды.
  • Аналогичным способом надо настроить команду Сообщение соц.сети. В качестве Отправителя поставьте переменную. В качестве Получателя - руководителя отдела. В тексте сообщения введите текст поясняющий сообщение:

  • Сохраните внесенные изменения в настройку команды.
  • Сохраните шаблон бизнес-процесса.

Шаблон создан и настроен. Теперь, при изменении у любого элемента из списка работ поля Кто берёт автоматически будет создаваться задача для пользователя:

а руководителю отдела будет приходить уведомление:

Внимание! При изменении состава сотрудников, а также при изменении их числа требутся модернизация шаблона.

Примечание: Если в Универсальных списках при создании свойства Кто берёт использовался тип Привязка к сотруднику, то будут отличия у шаблона такого бизнес-процесса:

  • Не нужно создавать переменную;
  • Не нужно добавлять действие Изменение переменной.
  • Действие по заданию задачи и посылке уведомления руководителю нужно добавлять в каждую из веток условия.

Вариант со списком Кто берёт более удобен при частом выборе работ для выполнения. Создание шаблона бизнес-процесса несколько сложнее, но требуется всего один раз.

Вариант с привязкой к пользователю поля Кто берёт более прост в создании шаблона, но более трудоёмкий в текущей работе, так как будет необходимо при закреплении работы за сотрудником выбрать его, сотрудника, из штатной формы выбора.


13


Курсы разработаны в компании «1С-Битрикс»