Тогда точно иблоки.
Первый хранит ваши подразделения, хоть с иерархией и всем необходимым набором свойств - нназвание, email и т.д.
Второй будет хранить отправленные сообщения, можно будет всегда найти найти "пропавшее" обращение или сделать простую аналитику.
Можно взять за основу компонент добавления элемента иблока, переделать под задачу, добавить отправку нужных писем.
Первый хранит ваши подразделения, хоть с иерархией и всем необходимым набором свойств - нназвание, email и т.д.
Второй будет хранить отправленные сообщения, можно будет всегда найти найти "пропавшее" обращение или сделать простую аналитику.
Можно взять за основу компонент добавления элемента иблока, переделать под задачу, добавить отправку нужных писем.