политика такова, что мыло - крайний канал для отправки уведомлений, когда их не удалось доставить другими способами. и в этом есть своя логика, иначе пользователи могут взвыть из-за количества почтового спама
модуль задач подключайте в случае задержки без неё в этом сеансе модуль задач подключаются в действии "задача", в случае паузы - сеанс будет уже другой, т.к. обработается на другом хите или кроне
для того, чтобы не терять данные, лучше просто сменить шаблон. хотя какие-то фичи может ещё дополнительно включаются. раньше за мастером водились грешки, сейчас может и получше всё работает. в любом случае, бэкап перед процедурой обязателен
на самом деле, активити есть в поставке, было некогда разработано ещё для механизма задач на инфоблоках, чтобы постить по ним изменения в лог соцсети. просто это скрытое активити для служебных нужд и не отображается в дезигнере бп. можно попробовать его взять за основу. хотя, боюсь, там всё безнадёжно устарело
т.е. джоин-то вы сделать можете на таблицу элементов, например. но когда бизнес-процессы будут над другими сущностями - колонка будет пустовать. я практически отказался у себя от списка заданий, использую списки документов с фильтром по наличию заданий. такая вещь оказалась гораздо удобней.