Предстартовые мероприятия

Урок 33 из 87
Автор: Роберт Басыров
Сложность урока:
3 уровень - средняя сложность. Необходимо внимание и немного подумать.
3 из 5
Дата изменения: 01.10.2020
Просмотров: 8826

Предстартовые мероприятия должны подготовить портал к работе.

  Установка и настройка, пользователи

План предстартовых мероприятий обязательно должен включать в себя мероприятия по настройке и отладке сервера и установке и настройке Битрикс24 как программного обеспечения (подробнее). Так как в нашем примере все эти действия выполняет IT отдел Заказчика, мы их опускаем.

Не рекомендуется пускать этот процесс на самотёк. Самостоятельное добавление пользователей не поднимает статус корпоративного портала, создаётся ощущение чего-то необязательного.

Проведите импорт пользователей из файла CSV, AD/LDAP, 1С: Зарплата и управление персоналом и раздайте сотрудникам адрес портала с готовыми логинами и паролями для входа.

Если есть пилотный департамент или инициативная группа, то доступ для них желательно дать до того, как его получат пользователи.

  Настройка и тестирование

В процессе настройки необходимо как минимум:

  • Создать структуру компании;
  • Разнести сотрудников согласно этой структуре;
  • Разнести пользователей по группам пользователей системы.

Тестовая работа

Желателен тестовый период работы портала для пилотного департамента. В это время:

  • технические службы проверят настройки портала и работу под нагрузкой;
  • пилотный департамент или инициативная группа освоятся на портале, изучат его работу;
  • пилотный департамент или инициативная группа создадут первичный контент.

В зависимости от поставленных задач и тактики внедрения можно, например, допустить на портал начальников подразделений, чтобы они ознакомились с порталом заранее, создали Рабочие группы своих отделов, возможно добавили необходимые документы в эти группы и так далее.

Работа пилотного департамента на портале не может быть незамеченной коллективом. Через неформальное общение, "сарафанное радио", информация о портале, его возможностях разойдётся по сотрудникам компании.

  Инициативная группа и Предстартовые мероприятия

Работа инициативной группы в предстартовый период должна подготовить портал к запуску основной массы сотрудников. Желательно в это время создать какой-то производственный контент в виде учебных курсов, относящихся ко всей компании, бизнес-процессов касающихся всех сотрудников (что-то типа заказа меню в столовой) и так далее.

Так же в стартовый период правильным будет начать работу по выполнению задач, требующих дополнительной проработки предметной области. В нашем случае это: бизнес-процессы и разработка системы KPI.

Предстартовые мероприятия

Необходимо спланировать действия, которые должны быть запущены в момент старта проекта. Самое простое, что можно сделать: обращение генерального директора к сотрудникам с объяснением причин внедрения портала, плюсов, которые получит организация в целом и каждый в отдельности и так деле. Так же можно спланировать работы по созданию контента непроизводственного типа для привлечения интереса сотрудников.

  Примерный план работ

За день Х принимаем дату когда IT отдел организации сообщит о завершении работ по установке и настройке сервера и Битрикс24. За день N - день старта проекта.

СобытиеОписаниеИспользуемые инструментыИсполнительФорма учётаСрок
Настройка портала
Импорт пользователей Импорт сотрудников из 1С Предприятия. IT-отдел Х + 1
Пользователи в системе Размещение сотрудников по группам пользователей системыIT-отдел Х + 2
Структура компании Создание структуры компанииIT-отдел Х + 2
Сотрудники в рамках компании Размещение сотрудников по отделам согласно структуры компанииIT-отдел Х + 2
Группы пользователей Настройка прав групп пользователейIT-отдел Х + 3
Тестовая работа
Допуск пилотного департамента и инициативной группы Открыть доступ для сотрудников пилотного департамента и инициативной группы.
IT-отдел Х + 3
Обучение пилотного департамента Провести обучение сотрудников пилотного департамента: Живая лента, Мессенджер, Календари, Задачи, Документы, Учет рабочего времени.Внедренец Календарь событийс Х + 3 по Х+5
Обучение инициативной группы Обучение по отдельной программе работе с Бизнес-процессами. Оказание помощи в создании бизнес-процессовВнедренецКалендарь событий с Х + 3 по N
Работа пилотного департамента
Создание Рабочей группы Создаётся отдельная закрытая видимая группа для планирования работ, обсуждения проблем и опыта работы с порталом.Рабочие группыПилотный департаментЗадача Х + 4
Постановка рабочих заданий через ЗадачиРабота департамента с даты Х + 4 ведётся только через инструмент Задачи.ЗадачиПилотный департамент Отчётыс Х + 4
Наполнение Wiki рабочей группы Весь опыт работы с порталом заносится в групповую Wiki. Цель - обучить сотрудников работе с инструментом.Wiki Пилотный департаментЗадачас Х + 4 по N
Создание Универсальных списков для учета деятельности.Работа департамента до внедрения системы KPI фиксируется в универсальных списках. Отработка практических навыков работы со Списками.Универсальные спискиПилотный департаментЗадача Х +5
Работа инициативной группы
Создание Рабочей группы Создаётся отдельная закрытая невидимая группа для планирования работ, обсуждения проблем и опыта работы с порталом.Рабочие группыИвановЗадача Х +4
Создание учебного курса для новых сотрудников Курс для облегчения входа в работу для новых сотрудниковОбучение ПетровЗадачаN-1
Создание учебного курса "Корпоративная культура нашей компании" Корпоративная культура компании, что у нас принято, что не приветствуется.Обучение СидоровЗадачаN-1
Разработка положения по KPIРазработать, обсудить с заинтересованными лицами, утвердить. Иванов, Сидоров, ВнедренецПланёрки и собранияc Х +4 не позднее N +5
Разработка шаблона БП по заказу обедов в столовой Разработать систему заказов (совместно с Внедренцем)Универсальные списки, БП Смирнов, ВнедренецПланёрки и собранияc Х +4 не позднее N
Разработка шаблона БП по созданию счетов для клиента в CRM Разработка БП и обучение проектированиюCRM, БП Криворучко, Андреенко, ВнедренецПланёрки и собранияc Х +4 не позднее N +15
Предстартовая работа
Обращение Генерального директора Подготовить обращение генерального директора к сотрудникамЖивая лентаСекретарьЗадачи N - 1
Обращение руководителя IT отдела о возможностях портала, графике обучения и прочем. Сообщение, разъясняющее техническую суть и возможности портала. Описание плана обучения, обсуждение темы в ЖЛ.Живая лентаИвановЗадачи N - 1
Создать группы с непроизводственным контентом Создание групп: Автолюбителей, Клуба молодых родителей, Клуба любителей футбола с предварительным наполнением контентом Рабочие группыА. Шумахер, Валя Айболитова, Гус ХидинговЗадачиN - 3
Корпоративная фотогалерея Загрузить фотографии с фотоархива на портал в корпоративную фотогалерею ФотогалереяСекретарьЗадачаN - 3

Курсы разработаны в компании «1С-Битрикс»
Спасибо, мы рады что смогли помочь Вам. Ниже Вы можете оставить свой отзыв или пожелание :)
Нам жаль это слышать… Но мы постараемся быть лучше! Поясните, пожалуйста, свой выбор:

Мы благодарны Вам за помощь в улучшении документации.

Мы стараемся сделать документацию понятнее и доступнее,
и Ваше мнение важно для нас