Просмотров: 3902 (Статистика ведётся с 06.02.2017)
Дата последнего изменения: 03.10.2015

Предстартовые мероприятия должны подготовить портал к работе.

Установка и настройка

План предстартовых мероприятий обязательно должен включать в себя мероприятия по настройке и отладке сервера и установке и настройке Битрикс24 как программного обеспечения (подробнее). Так как в нашем примере все эти действия выполняет IT отдел Заказчика, мы их опускаем.

Добавление пользователей

Не рекомендуется пускать этот процесс на самотёк. Самостоятельное добавление пользователей не поднимает статус корпоративного портала, создаётся ощущение чего-то необязательного.

Проведите импорт пользователей из файла CSV, AD/LDAP, 1С: Зарплата и управление персоналом и раздайте сотрудникам адрес портала с готовыми логинами и паролями для входа.

Если есть пилотный департамент или инициативная группа, то доступ для них желательно дать до того, как его получат пользователи.

Настройка

В процессе настройки необходимо как минимум:

  • Создать структуру компании;
  • Разнести сотрудников согласно этой структуре;
  • Разнести пользователей по группам пользователей системы.

Тестовая работа

Желателен тестовый период работы портала для пилотного департамента. В это время:

  • технические службы проверят настройки портала и работу под нагрузкой;
  • пилотный департамент или инициативная группа освоятся на портале, изучат его работу;
  • пилотный департамент или инициативная группа создадут первичный контент.

В зависимости от поставленных задач и тактики внедрения можно, например, допустить на портал начальников подразделений, чтобы они ознакомились с порталом заранее, создали Рабочие группы своих отделов, возможно добавили необходимые документы в эти группы и так далее.

Работа пилотного департамента на портале не может быть незамеченной коллективом. Через неформальное общение, "сарафанное радио", информация о портале, его возможностях разойдётся по сотрудникам компании.

Работа инициативной группы

Работа инициативной группы в предстартовый период должна подготовить портал к запуску основной массы сотрудников. Желательно в это время создать какой-то производственный контент в виде учебных курсов, относящихся ко всей компании, бизнес-процессов касающихся всех сотрудников (что-то типа заказа меню в столовой) и так далее.

Так же в стартовый период правильным будет начать работу по выполнению задач, требующих дополнительной проработки предметной области. В нашем случае это: бизнес-процессы и разработка системы KPI.

Предстартовые мероприятия

Необходимо спланировать действия, которые должны быть запущены в момент старта проекта. Самое простое, что можно сделать: обращение генерального директора к сотрудникам с объяснением причин внедрения портала, плюсов, которые получит организация в целом и каждый в отдельности и так деле. Так же можно спланировать работы по созданию контента непроизводственного типа для привлечения интереса сотрудников.

Примерный план работ

За день Х принимаем дату когда IT отдел организации сообщит о завершении работ по установке и настройке сервера и Битрикс24. За день N - день старта проекта.

СобытиеОписаниеИспользуемые инструментыИсполнительФорма учётаСрок
Настройка портала
Импорт пользователей Импорт сотрудников из 1С Предприятия. IT-отдел Х + 1
Пользователи в системе Размещение сотрудников по группам пользователей системыIT-отдел Х + 2
Структура компании Создание структуры компанииIT-отдел Х + 2
Сотрудники в рамках компании Размещение сотрудников по отделам согласно структуры компанииIT-отдел Х + 2
Группы пользователей Настройка прав групп пользователейIT-отдел Х + 3
Тестовая работа
Допуск пилотного департамента и инициативной группы Открыть доступ для сотрудников пилотного департамента и инициативной группы.
IT-отдел Х + 3
Обучение пилотного департамента Провести обучение сотрудников пилотного департамента: Живая лента, Мессенджер, Календари, Задачи, Документы, Учет рабочего времени.Внедренец Календарь событийс Х + 3 по Х+5
Обучение инициативной группы Обучение по отдельной программе работе с Бизнес-процессами. Оказание помощи в создании бизнес-процессовВнедренецКалендарь событий с Х + 3 по N
Работа пилотного департамента
Создание Рабочей группы Создаётся отдельная закрытая видимая группа для планирования работ, обсуждения проблем и опыта работы с порталом.Рабочие группыПилотный департаментЗадача Х + 4
Постановка рабочих заданий через ЗадачиРабота департамента с даты Х + 4 ведётся только через инструмент Задачи.ЗадачиПилотный департамент Отчётыс Х + 4
Наполнение Wiki рабочей группы Весь опыт работы с порталом заносится в групповую Wiki. Цель - обучить сотрудников работе с инструментом.Wiki Пилотный департаментЗадачас Х + 4 по N
Создание Универсальных списков для учета деятельности.Работа департамента до внедрения системы KPI фиксируется в универсальных списках. Отработка практических навыков работы со Списками.Универсальные спискиПилотный департаментЗадача Х +5
Работа инициативной группы
Создание Рабочей группы Создаётся отдельная закрытая невидимая группа для планирования работ, обсуждения проблем и опыта работы с порталом.Рабочие группыИвановЗадача Х +4
Создание учебного курса для новых сотрудников Курс для облегчения входа в работу для новых сотрудниковОбучение ПетровЗадачаN-1
Создание учебного курса "Корпоративная культура нашей компании" Корпоративная культура компании, что у нас принято, что не приветствуется.Обучение СидоровЗадачаN-1
Разработка положения по KPIРазработать, обсудить с заинтересованными лицами, утвердить. Иванов, Сидоров, ВнедренецПланёрки и собранияc Х +4 не позднее N +5
Разработка шаблона БП по заказу обедов в столовой Разработать систему заказов (совместно с Внедренцем)Универсальные списки, БП Смирнов, ВнедренецПланёрки и собранияc Х +4 не позднее N
Разработка шаблона БП по созданию счетов для клиента в CRM Разработка БП и обучение проектированиюCRM, БП Криворучко, Андреенко, ВнедренецПланёрки и собранияc Х +4 не позднее N +15
Предстартовая работа
Обращение Генерального директора Подготовить обращение генерального директора к сотрудникамЖивая лентаСекретарьЗадачи N - 1
Обращение руководителя IT отдела о возможностях портала, графике обучения и прочем. Сообщение, разъясняющее техническую суть и возможности портала. Описание плана обучения, обсуждение темы в ЖЛ.Живая лентаИвановЗадачи N - 1
Создать группы с непроизводственным контентом Создание групп: Автолюбителей, Клуба молодых родителей, Клуба любителей футбола с предварительным наполнением контентом Рабочие группыА. Шумахер, Валя Айболитова, Гус ХидинговЗадачиN - 3
Корпоративная фотогалерея Загрузить фотографии с фотоархива на портал в корпоративную фотогалерею ФотогалереяСекретарьЗадачаN - 3


7


Курсы разработаны в компании «1С-Битрикс»