Зачастую цели и задачи, первоначально поставленные перед проектом, сильно расходятся с реальной практикой после внедрения. Почему?

Первичные требования, как правило, содержат «искаженные цели». В самом начале, на этапе разработки технического задания, корпоративный портал рассматривается преимущественно как «единая точка входа», и вопросы интеграции портала с другими корпоративными приложениями, доступа к информации считаются приоритетными.

Достаточно часто на начальном этапе запуска корпоративного портала происходит пренебрежение информационным наполнением портала – контентом. Но именно контент – тот «пряник», который приучит сотрудников работать с корпоративным порталом и через корпоративный портал.

Опыт внедрения Битрикс24 партнерами компании «1С-Битрикс» показывает, что:

• Участники проекта недооценивают значение и коммуникаций и, соответственно, издержек, связанных с ними;
• Большинство компаний, внедривших у себя корпоративные порталы, стали использовать их во многом как корпоративное издание, рупор официальной информации;
• На текущий момент тема управления корпоративными знаниями оказывается актуальнее, чем проблемы интеграции приложений.
• Не всегда верно оцениваются возможности инструментов портала, особенно сложных в использовании: CRM и Бизнес-процессы.

Полностью избежать расхождения проекта и результата вряд ли удастся. Слишком это сложное и трудно прогнозируемое мероприятие, корпоративный портал. Но чтобы минимизировать эти расхождения, можно дать следующие рекомендации:

• В идеале желателен масштабный опрос сотрудников и несколько личных интервью с ключевыми типами «пользователей». Надо понять, как им будет удобнее пользоваться корпоративным порталом. Но не надо принимать эти данные как руководство к действию. Понимания того, как должен работать корпоративный портал, у сотрудников еще нет. Потому и высказать «как нужно» они толком не смогут. Опрос надо рассматривать как зондирование слабых мест в технологиях работы.
  Примечание: Заказчика крайне сложно склонить к заказу/оплате такого маркетингового исследования на своей стороне. Если затеваете такой шаг, планируйте его в таком объеме, чтобы отнести или на чистый пресейл, или на некие учтенные работы.

• Корпоративный портал "с нуля" - это ошибка. Если у вас нет какой-никакой сетевой инфраструктуры, наработанного порядка работы с документами и так далее, то у вас, скорее всего, ничего не получится. Корпоративный портал должен внедряться в имеющееся информационное пространство, модифицируя его. Однако в современных условиях компьютеризации вариант портала "с нуля" - крайне редкий случай.
• Искусственный контент на корпоративном портале – это тоже ошибка. Высосанные из пальца новости не привлекут сотрудников на портал. Лучше уж используйте портал как хранилище документов и средство групповой работы, а не как корпоративную газету.

  Контент - это и есть та информационная масса, которой нужно задавать вектора, придавать импульсы и управлять на уровне системы. Многие понимают, что делать с контентом, когда он имеется. Строятся воронки продаж, аналитика отчетов и тому подобное, на основании этого контента (и его производных) принимаются управленческие решения: усилить отдел продаж, разогнать отдел кадров.

  Противодействие естественным образом возникает на уровне конкретного сотрудника, так как его система корпортала заставляет становиться не только генератором контента, но и наделяет обязанностью его структурированного размещения согласно правилам. Каждый понимает, что: "И так дел по горло, теперь еще и на это буду тратить свое время".

• Корпоративный портал требует ресурсов. Особенно на начальном этапе. Как видимых: финансовых и людских, так и неявных: контента для портала. Экономите на этом? Не ждите хорошей отдачи.
• И помните, что удовлетворить всех не получится. Все равно кто-то чем-то да останется недовольным.