Шаблон создается в специальном модуле Дизайнер бизнес-процессов с помощью визуального конструктора. Конструктор позволяет перетаскивать действия из панели инструментов на Основную рабочую область конструктора, создавая шаблон бизнес-процесса визуальным образом. Шаблон создается в виде блок-схемы, которая наглядно отображает логику работы бизнес-процесса.

В дистрибутив заложен ряд встроенных действий (англ. activities), которые могут быть использованы для выполнения работ общего назначения. Таких действий - несколько десятков. Есть действия, допускающие использование собственного скрипта или php-кода. Кроме того, при необходимости есть возможность создавать собственные действия и подключать их к бизнес-процессу.

Созданный шаблон бизнес-процесса может быть выполнен автоматически или вручную, в зависимости от настроек. В любое время может одновременно выполняться несколько экземпляров бизнес-процесса и система занимается управлением выполнения этих экземпляров, сохраняя и восстанавливая их состояние по требованию. Ведется лог каждого экземпляра бизнес-процесса для дальнейшего анализа работы схемы и корректировки ее под новые условия. Если вы запустили на исполнение бизнес-процесс, то он будет выполняться без связи с его шаблоном, поэтому если в процессе выполнения процесса вы решите изменить его, то это изменение не коснется уже запущенного ранее бизнес-процесса.

Во внутренней архитектуре бизнес-процесса шаблон бизнес-процесса представляется в виде многомерного массива, содержащего иерархию действий и значения их свойств. Именно с таким представлением шаблона бизнес-процесса работает API модуля Бизнес-процессы.

Пример простого массива, представляющего шаблон бизнес-процесса:

array(
  array(
    "Type" => "SequentialWorkflowActivity",
    "Name" => "SequentialWorkflowActivity1",
    "Properties" => array(),
    "Children" => array(
      array(
        "Type" => "SetFieldActivity",
        "Name" => "SetFieldActivity1",
        "Properties" => array("Field" => "XML_ID", "Value" => "В рассмотрении"),
      ),
      array(
        "Type" => "IfElseActivity",
        "Name" => "IfElseActivity1",
        "Properties" => array(),
        "Children" => array(
          array(
            "Type" => "IfElseBranchActivity",
            "Name" => "IfElseBranchActivity1",
            "Properties" => array("FieldCondition" => array("CREATED_BY", "=", 1)),
            "Children" => array(
              array(
                "Type" => "SetFieldActivity",
                "Name" => "SetFieldActivity2",
                "Properties" => array("Field" => "XML_ID", "Value" => "Принят"),
              ),
            ),
          ),
          array(
            "Type" => "IfElseBranchActivity",
            "Name" => "IfElseBranchActivity2",
            "Properties" => array(),
            "Children" => array(
              array(
                "Type" => "ApproveActivity",
                "Name" => "ApproveActivity1",
                "Properties" => array(
                  "Users" => array(1),
                  "ApproveType" => "all",
                  "OverdueDate" => null,
                  "Name" => "Проверьте запись",
                  "Description" => "",
                  "Parameters" => null,
                ),
                "Children" => array(
                  array(
                    "Type" => "SetFieldActivity",
                    "Name" => "SetFieldActivity3",
                    "Properties" => array("Field" => "XML_ID", "Value" => "Принят"),
                  ),
                  array(
                    "Type" => "SetFieldActivity",
                    "Name" => "SetFieldActivity4",
                    "Properties" => array("Field" => "XML_ID", "Value" => "Отклонен"),
                  ),
                ),
              ),
            ),
          ),
        ),
      ),
    ),
  ),
)