Статусы
На странице Статусы (Контент > Документооборот > Статусы) представлены возможные статусы документов, а также элементов информационных блоков.
Статусы используются для разделения работы над документами на определённые этапы, за каждый из которых отвечает один, либо группа пользователей. Статус #1 является конечным в цепочке документооборота, он зарезервирован и не подлежит удалению. При достижении документом данного статуса все изменения, выполненные в документе, вступают в силу (т.е. документ публикуется).
Форма поиска
Форма фильтра используется для выбора из списка статусов в соответствии с указанными условиями. Нижеследующая таблица описывает параметры, по которым может выполняться поиск.
| Поле | Описание |
|---|---|
| Найти | Позволяет найти записи по их основным параметрам: Описание, ID или Заголовок. Поле присутствует, даже если фильтр свернут. |
| ID* | Поиск статуса по идентификатору. |
| Активен | Поиск статуса по признаку активности. |
| Заголовок* | Поиск статуса по заголовоку. |
| Описание* | Поиск статуса по предполагаемому тексту описания статуса. |
| Документов | Поиск статуса по количеству документов, находящихся в указанном статусе. Количество документов может быть указано как в виде диапазона, так и одним числом. |
| Логика между полями | Установление логики между полями формы поиска. |
* - для данных полей вы можете воспользоваться специальными логическими выражениями.
Чтобы отобрать статусы документов по заданным критериям поиска, нажмите кнопку Найти. Для отображения всех статусов нажмите кнопку Отменить.
Контекстная панель
| Кнопка | Описание |
|---|---|
| Добавить | Переход к форме создания нового статуса. |
| Настроить | Переход к диалогу настройки внешнего вида отчетной формы. |
| Excel | Экспорт данных из отображаемой таблицы в MS Excel. |
Список статусов
| Поле | Описание |
|---|---|
| Колонка флажков | Поле предназначено для выбора статусов, к которым предполагается применить какое-либо правило или действие. |
| Действия | Доступные действия над статусом:
|
| ID | Идентификатор статуса. |
| Дата изм. | Дата последнего изменения статуса. |
| Акт. | Признак активности статуса. Неактивный статус не может быть применен к документу. |
| Сорт. | Относительный "вес", влияющий на положение статуса в общем списке. |
| Заголовок | Заголовок статуса. |
| Описание | Описание статуса. |
| Документов | Количество документов, находящихся в данном статусе. Ссылка с количеством документов позволяет перейти к списку документов, находящихся в данном статусе. |
Пример использования статусов
У вас есть группа авторов, которые пишут статьи на сайте. Также у вас есть главный редактор, проверяющий эти статьи и публикующий их на сайте. Для организации документооборота по данной схеме вам необходимо завести 2 дополнительных статуса:
- Draft (черновик);
- Ready (готов к публикации).
Авторам необходимо дать возможность редактировать документы в статусе Draft и переводить их в статус Ready. Главному редактору необходимо дать возможность редактировать документы в статусе Ready, а также переводить их в статусы Draft (отправить на доработку) и в статус #1, Published (т.е. публиковать их).
Использование шаблонов почтовых сообщений позволяет каждый раз при изменении статуса документа автоматически создавать почтовое сообщение и отправлять данное сообщение ответственному пользователю. Например, сообщения о переводе документов в статус Ready могут направляться главному редактору.
Для того чтобы адрес получателя почтового сообщения подставлялся в письмо автоматически, в поле TO (Кому) почтового шаблона следует использовать следующие переменные:
- Письмо отсылается на адрес создателя документа (
#CREATED_BY_EMAIL#). - Письмо отсылается на все адреса администраторов документооборота (
#ADMIN_EMAIL#). - Письмо отсылается всем, кто принимал участие в редактировании документа в его текущем статусе (
#BCC#).
Если в настройках текущего статуса документа указано Оповестить всех, кто имеет право редактировать (либо просматривать) документ при достижении им данного статуса, то письмо также будет отослано всем пользователям, входящим в группы, для которых установлено право редактировать документ в данном статусе (#BCC#).