Просмотров: 13587 (Статистика ведётся с 06.02.2017)
Дата последнего изменения: 12.12.2012

Создание библиотеки в административном разделе

С помощью средств модулей Библиотека документов и Информационные блоки в продукте реализована возможность работы с библиотекой документов компании.

Для организации библиотеки должен быть создан тип инфоблока, например Документы, а для всех видов библиотек портала - соответствующие инфоблоки.

Например:

  • инфоблок Библиотека групп для файлов рабочих групп (закладка Файлы на странице рабочей группы);
  • инфоблок Библиотека пользователей для организаций персональных файловых хранилищ (закладка Файлы на личной странице);
  • инфоблок Документы для руководства для файлов руководящего состава;
  • инфоблок Маркетинг и продажи для хранения документов отдела маркетинга;
  • инфоблок Общие документы для коллективной библиотеки документов групп пользователей.

Примечание: при создании инфоблока особое внимание уделите закладке Доступ, на которой задаются права доступа групп пользователей к инфоблоку (в данном случае, к инфоблоку Общие документы):

Например, изменять документы общей библиотеки могут только пользователи группы Руководство и Сотрудники, полный доступ имеют группы Администраторы и Администрация портала, а для остальных пользователей доступен только просмотр документов.

В публичной части портала закрытые для просмотра пользователю библиотеки будут не видны.

Внешнее представление и управление библиотеками документов в публичном разделе можно осуществить с помощью комплексного компонента Библиотека (bitrix:webdav). Разместите компонент на странице, в настройках в качестве источника выберите Информационный блок и укажите тип инфоблоков и инфоблок, в котором будут храниться файлы (например, Документы и Общие документы соответственно).

Создание библиотеки средствами портала

Когда создан публичный интерфейс работы с документами, то всю работу по добавлению новых библиотек документов удобно выполнять с помощью средств публичного раздела портала. В главном меню перейдите в раздел с документами:

На корпоративном портале по способу доступа изначально есть три вида документов:

  • общие документы (доступные всем);
  • документы рабочих групп (доступные участникам групп);
  • личные документы (доступные одному человеку).

Можно создать библиотеку документов с доступом для любых выбранных вами людей.

Нажмите ссылку Добавить библиотеку, откроется окно мастера:

  • Укажите заголовок раздела, он будет отображаться как пункт меню раздела Документы на портале. Если вы не хотите, чтобы заголовок раздела был виден как пункт меню, снимите галочку в опции добавить пункт меню.
  • Если отключена генерация имени папки из названия раздела, то введите самостоятельно латинскими буквами имя папки для создания публичного интерфейса библиотеки. В этой папке будет создана индексная страница с размещенным на ней компонентом Библиотека (bitrix:webdav).

    Если необходимо отредактировать индексную страницу, то отметьте соответствующую опцию.
  • Если вы хотите ограничить доступ к создаваемому разделу для каких-либо групп сотрудников, отметьте галочкой опцию Ограничить доступ к разделу, и в открывшемся списке выберите группы, которым разрешен доступ (чтобы выбрать несколько групп, удерживайте нажатой клавишу Ctrl):

    Ссылка Настроить группы редакторов по умолчанию служит, чтобы перейти к настройкам модуля Управление структурой и указать каким группам сотрудников при создании файлов и папок автоматически устанавливать полный к ним доступ.

Нажмите кнопку Далее. Если вы не снимали галочку в опции Добавить пункт меню, то отобразится форма настройки отображения пункта меню:

Здесь вы можете изменить имя нового пункта, а также выбрать в каком меню его отображать и каким по очереди.

Нажмите Далее и вы попадете в форму настройки библиотеки документов:

Измените в случае необходимости имя библиотеки, выберите тип инфоблока и укажите, создавать новый, или использовать существующий инфоблок для хранения данных.

Примечание: если в качестве источника данных выбрать Физическая папка на диске, то некоторые поля будут убраны.

Здесь же вы можете настроить права доступа к библиотеке для групп сотрудников:

  • Чтение - разрешается просмотр документов библиотеки.
  • Бизнес-процессы - разрешается запускать бизнес-процессы с документами библиотеки.
  • Запись - разрешается загружать документы.

Нажмите кнопку Далее, чтобы указать свойства раздела, а для создания библиотеки нажмите Готово.

Настройка библиотеки документов

Со страницы библиотеки документов можно перейти к ее настройкам, нажав на контекстной панели кнопку Еще и выбрав пункт Настройки:

Откроется форма, на которой вы можете задать права доступа к инфоблоку, его участие в документообороте и бизнес-процессах, а также добавить пользовательские поля:

Пользовательские поля поддерживаются в общей библиотеке и библиотеках групп, но не в персональных хранилищах, и необходимы для указания каких-либо свойств или параметров загружаемых файлов.

Рассмотрим пример добавления пользовательского поля, в котором будет указываться актуальность загружаемого документа для партнерского отдела.

Нажмите ссылку Добавить пользовательское поле, откроется форма добавления:

Заполните поля в соответствии со скриншотом:

  • в поле Тип данных выберите Да/Нет;
  • введите код поля (UF_YES_NO);
  • сделайте создаваемое поле необязательным для заполнения;
  • запретите его редактирование пользователями.

    Примечание: если вы в дальнейшем измените данный параметр пользовательского поля, то изменение коснется всех загруженных ранее документов.

    Примечание: при разрешенном редактировании его можно произвести на закладке свойств документа, выбрав Свойства и описание в меню действий документа:

  • для возможности поиска по значениям создаваемого вами поля отметьте галочкой опцию Значения поля участвуют в поиске;
  • в качестве внешнего вида выберите Радио кнопки;
  • в языковых настройках введите то, как будет подписано данное поле при загрузке документа. В нашем случае это Актуально для партнерского отдела.

Об остальных полях формы вы можете прочитать в пользовательской документации.

Нажмите Сохранить и поле будет добавлено в общий список, расположенный на странице административного раздела Настройки > Настройки продукта > Пользовательские поля.

Теперь при загрузке каких-либо файлов в библиотеку документов на данном инфоблоке, ваше пользовательское поле будет доступно для заполнения:

Указанное значение будет отображаться в форме свойств документа (пункт Свойства и описание в меню действий документа).

0


Курсы разработаны в компании «1С-Битрикс»