Возможно, более понятной будет формулировка "отчеты о проделанной работе", но мы пока решили назвать этот инструментарий так.
На мой взгляд, это одна и самых больших находок версии 11 и уникальный инструмент как для руководителей, так и для сотрудников.
В этом сообщении я подробно расскажу об идее Рабочих отчетов - о том, как внедрить этот инструмент, и как с ним работать.
[spoiler]
Развивая Корпоративный портал, мы стараемся не забывать про два ключевых тезиса: прозрачность и обратная связь!
Прозрачность помогает руководителю видеть, что происходит в компании, кто как работает, кому помочь, где возник застой.
Обратная связь очень нужна каждому сотруднику. Каждый хочет знать, как оценивается его работа, делает ли он нужный для компании результат, и зарплата - это редкий и не самый лучший инструмент обратной связи.
В версии 10 мы выпустили Учет рабочего времени. Инструмент позволяет начать рабочий день, завершить его, добавить задачи на текущий день, спланировать события.
Инструмент очень простой в использовании и понятный сотрудникам. Если вы хотите изменить время начала или завершения дня - например, были на встрече или забыли начать день - вы меняете данные в любой момент. Ваш руководитель должен будет утвердить изменение (это, кстати, пока мне кажется неочевидным).
Ну и все эти данные собираются в отчет Рабочее время.
Мы попробовали нагрузить процедуру начала и завершения дня небольшим отчетом по рабочему времени и сделали возможность просматривать отчет в Рабочем времени. Зачем? Чтобы понимать, что делали сотрудники за день. И уже из этой идеи появились Рабочие отчеты.
Рабочие отчеты - отчет о проделанной работе.
На самом деле существует большая проблема у руководителей с тем, чтобы понимать, что делают сотрудники. Казалось бы, в чем проблема?
Но фактически в жизни руководители редко знают, кто хороший сотрудник, а кто нет. Иногда уходит 5-7 месяцев на то, чтобы понять, что человек болтун и вообще ничего не делает, или делает то, что ему хочется. А иногда проблемы возникают на среднем уровне руководителей, и у сотрудника уходит много времени, чтобы понять, что его руководитель отдела не понимает суть работы и не управляет процессом. А директору компании очень сложно увидеть внутренний конфликт. В общем, бывает по-разному. Рабочие отчеты помогают решить такие проблемы. Как это работает:
0. Изначально настроено, что отчет сдается раз в неделю - в пятницу в 16 часов.
Вы можете сменить эти настройки для всей компании, для отдела или для отдельного человека в Рабочие отчеты.
Возможно настроить отчет на каждый день, раз в неделю, раз в месяц.
1. Каждый день мы начинаем и завершаем рабочий день на КП, ставим себе задачи, планируем встречи.
В течении дня каждый может делать себе пометки в поле "Сделано за день".
Т.е. в нем вы делаете рабочие пометки, которые должны потом попасть в Рабочий отчет за неделю. Это еще не отчет - только ваши записи, чтобы в конце недели не мучаться воспоминаниями.
2. Раз в неделю в установленное время появляется форма отчета, которую вы должны заполнить и направить своему руководителю на утверждение.
Сейчас эта форма выглядит немного иначе, но я не стал уже менять у себя на КП время отчета.
Рабочий отчет собирается автоматически из вашей активности за неделю:
- Отчет формируется из ваших заметок, которые вы делали в течение всей недели. Вы можете его править так, как вам необходимо перед отправкой.
- Включает задачи, которые делали на недели. В недавнем обновлении отчет научился сам выбирать не только задачи, которые были ранее отобраны для работы на день, но и все задачи, которые вы делали в течении отчетного периода.
- В отчет попадают все события, в которых вы участвовали.
3. Рабочий отчет отправляется вашему руководителю на проверку. Чтобы всем было удобно, мы научились закидывать отчет в Живую ленту.
Т.е. ваш руководитель увидит отчет, сможет просмотреть его и проверить, поставить оценку вашей работе за неделю и тут же дать комментарии.
Иногда отчеты бывают вот такими
сотрудники испытывают затруднения с рассказом о проделанной работе за неделю. Не стесняйтесь, надо уметь пиарить свою работу в компании.
и добивайтесь от своего руководителя не только нормальных оценок, но и мнения.У меня есть под рукой масса очень полных и красивых отчетов, но извините, показать не смогу, NDA подписал
Возможность обсуждать работу с коллегой и помогать ему двигаться в правильном направлении я считаю крайне важной задачей.
Оценкой отчета и комментариями мы добиваемся важнейшей обратной связи, да еще в простом и легком формате, без лишнего формализма.
После любых изменений в отчете он "всплывает" в живой ленте для тех, кто имеет к нему отношение.
4. Рабочие отчеты
Отчеты всех сотрудников собираются в единый отчет. Каждый руководитель видит себя и своих подчиненных. Вышестоящие руководители видят все подотделы.
Вы можете выбрать любого сотрудника и просмотреть его отчеты, оценки его руководителя и обсуждение.
Очень удобно перемещаться по отчетам разных недель - как с фотографиями, выбирая стрелки.
Коллеги работают над тем, чтобы уходили сообщения в IM руководителю и сотруднику, так просят уже сегодня.
Оценка.
Я своим коллегам говорю, что оценка ставится руководителем не за красоту написания текста, а за работу.
Отчет должен показывать, что делал сотрудник на неделе. Если вы ставите отрицательную оценку, будьте добры объяснить в комментариях, за что. Не стесняйтесь хвалить за работу и вообще свободно обсуждать работу.
Рассчитывается статистика за месяц, сколько %% оценено руководителем и какой %% положительных оценок.
Я надеюсь, что в будущем появятся лайки за отчеты, чтобы можно было, просматривая, отмечаться что заходил
Внедрение.
Пока мы еще накапливаем опыт внедрения Рабочих отчетов. Обновления выйдут в версиях 11.0.5 и 11.0.6 модуля Управление временем.
Но уже можно сказать, что внедрение не должно вызывать заметных сложностей. Интерфейсы получились простыми. Интеграция с Живой лентой не позволяет пропустить отчет сотрудника. Учтены интересы руководителей и сотрудников. Выигрывают все
Фото:
Я про остальные пункты
зы. эх, редактор не вылечен, снова лишнюю ссылку прилепил внизу сообщения.