Сегодня хотела бы рассказать вам о том, как Битрикс24 помогает решить проблему с кучей бумажных документов, которые копятся и со временем занимают кучу места и времени на поиск нужной информации.
Теперь работать с файлами стало удобнее, просто загрузи документ на портал и вся история работы с ним будет доступна на одной странице.
В интерфейсе Битрикс24 есть три библиотеки документов, которые имеют свои особенности: личные файлы, общие документы, файлы в группах.
Расскажу подробнее о разделе «Файлы»
[spoiler]
Раздел «Файлы» слева в меню – это личные файлы каждого сотрудника. Здесь вы можете размещать свои приватные документы, не опасаясь их огласки. Но, наряду с этим, у вас имеется возможность открыть к ним доступ для других сотрудников.
Работа с документом начинается с его загрузки на портал. Загрузить файл просто, нажми на ссылку загрузить – выбери документ на компьютере – при необходимости укажи свойства документа – загрузи.
Помимо обычной загрузки, можно воспользоваться множественной и загрузить сразу несколько документов.
Сообщение в живой ленте о загруженном документе получат сотрудники, которые имеют доступ к данному разделу, папке, документу.
Карточка документа
Просмотреть данные по документу можно просто нажав на него – откроется карточка файла, в которой указана информация об авторе, комментариях, описании, расположении, тегах и т.д.
Здесь же, в карточке, можно скачать документ, открыть, скопировать ссылку, перейти к редактированию, при этом заблокировать, чтобы другие сотрудники видели, что документ редактируется вами в настоящий момент.
Вы можете обсудить загруженный документ, оставить комментарий, поставить лайк. Если необходимо, подписаться на новые сообщения (комментарии) к этому документу.
При необходимости документ можно переместить в другую папку данной библиотеки, переименовать, удалить.
После удаления файл отправляется в корзину, откуда его можно восстановить.
История изменений
Очень часто бывают ситуации, когда нам необходимо изменить уже имеющийся документ, при этом хотелось бы сохранить оригинал, первоначальную версию. Для решения этого вопроса в интерфейсе Битрикс24 есть возможность работы с историей изменения документа.
Загрузив новую версию файла, предыдущая уходит в историю, и вы всегда сможете восстановить и просмотреть ее.
Поиск документов
Конечно, помнить точные названия всех документов, искать их в общем списке - дело не простое, решить данный вопрос поможет «Поиск».
Вы можете воспользоваться готовыми значениями сохраненных фильтров:
Либо указать несколько параметров и фильтр быстро покажет вам документы, удовлетворяющие запросу.
При необходимости можно вывести дополнительные условия.
При поиске документа в общем поиске портала, в первую очередь будут показаны те документы, в которых большее число лайков, здесь также имеют приоритет лайки руководителей.
Сетевой диск
Выполнив всего несколько кликов мышью, вы можете подключить библиотеку документов как сетевой диск.
Все папки и файлы, загруженные на портал, будут автоматически сохранены на сетевом диске.
Работа с документами в других библиотеках аналогична, только в общих документах и файлах групп есть дополнительная возможность - работа с бизнес процессами.
Фото:
