В ходе нашего с вами общения я все чаще сталкиваюсь с вопросом импорта данных в систему CRM. Дело в том, что на данный момент импорт возможен, только если данные сохранены в формате CSV и кодировке UTF-8, что чаще всего и вызывает неудобства и вопросы.
Сегодня я хотела бы рассказать вам о том, как можно сохранить файл в нужной кодировке, как правильно импортировать данные, что делать если в CRM нет полей, которые есть в импортируемом файле, а также еще один способ импорта контактов.
[spoiler]
Сохраняем файл в нужном формате.
К сожалению, Excel не позволяет сохранить данные в подходящей форме, поэтому даже при внесении данных в шаблон, который мы предлагаем скачать, могут возникнут вопросы и затруднения.
Я хотела бы рассказать вам один из возможных вариантов решения данной ситуации. Программ, которые позволяют сменить кодировку документа много, и вы можете использовать любую из них, которая удобна вам.
Я приведу пример, как можно сменить кодировку файла, с помощью программы Notepad++
Для начала вам необходимо сохранить свой документ с данными в Excel в формате CSV (разделители – запятые).
При сохранении согласиться с двумя всплывающими уведомлениями о сохранении данных.
Затем открываем этот документ в программе Notepad++ копируем все данные (Ctrl+A – Ctrl+C) – вырезаем (Ctrl+X)– устанавливаем кодировку – вставляем данные (Ctrl+V).
Либо, можно сразу нажать "преобразовать в UTF-8 без BOM" и сохранить данные.
После вставки данных, они будут уже в кодировке UTF-8, вам достаточно просто сохранить документ и загрузить его на портал.
Импортируем данные в Битрикс24
Для загрузки в CRM необходимо выполнить несколько шагов:
1. Параметры импорта. Здесь необходимо загрузить файл в указанной кодировке и формате (пример импорта контактов).
2. Сопоставить поля вашего документа, с имеющимися пользовательскими полями на портале.
3. На последнем шаге автоматически запускается импорт данных и показывает вам результат (количество загруженных).
Что делать, если в CRM нет полей, которые есть в импортируемом файле?
Если в импортируемом документе есть поля (колонки), которых нет в CRM, вы можете создать их.
Для создания своих пользовательских полей необходимо выполнить следующие действия: CRM – Настройки – Пользовательские поля.
На этой странице вы можете выбрать сущность, для которой вам необходимо создать поле.
При создании поля вы можете указать его тип, название, обязательность заполнения, участие в фильтре и т.д.
Если вы выбираете поле типа список, то можно ввести несколько значений, перейдя на вкладку «список», которые система предложит для выбора при создании или редактировании сущности.
Также, вы можете привязать поле к элементам инфоблока, документам, фотогалерее и в последующем при создании или редактировании элемента у вас будет возможность выбрать соответственно документ, альбом и т.д.
Более подробно обо всех значениях и типах полей можно узнать в нашем
Настраиваем форму, размещаем пользовательское поле в нужном месте.
Создав пользовательское поле, его необходимо вывести в настройках форм. Здесь есть один очень важный момент – форма привязана к URL адресу, поэтому необходимо отдельно настроить ее для просмотра элемента, где в адресной строке мы видим «show», и отдельно для создания и редактирования, где уже указано «edit».
В окне настроек формы вы можете исключить стандартные поля, которые не используете и вывести свои, созданные пользовательские поля, расположив их на удобной для вас позиции.
Таким образом вы можете импортировать все данные в CRM: Контакты, Компании, Лиды, Сделки.
Второй способ импорта контактов
Для импорта Контактов есть еще один очень удобный способ, импорт Контактов с помощью vCard.
Достаточно открыть почтовую программу Outlook, перейти на страницу контактов и переслать выбранные контакты как визитные карточки на адрес CRM (настроенный в разделе «интеграция с почтой).
Так, выполнив всего несколько шагов, вы сможете перенести данные в CRM Битрикс24 из других программ.
Фото:
Проходили на примере импорта/экспорта инфоблоков в БУС...
Поддержите идею, пожалуйста
На скрине, чуть ниже эта команда есть
В каком формате нужно сохранить данные в Notepad++, чтобы приступить к их загрузки в CRM.
Что посоветуете?
С уважением, Алексей.
Подскажите пожалуйста как решить вопрос с импортом и дальнейшим контролем дубликатов.
В битрикс есть функция контроля дубликатов, в том числе по УНП (из раздела реквизиты организации - если я правильно все понимаю)
как импортировать список компаний (сделок контактов и т.д.) чтобы поле реквизиты-компании-УНП заполнялось? При импорте такой настройки я не обнаружил.