Статусы
На странице Статусы (Контент > Документооборот > Статусы) представлены возможные статусы документов, а также элементов информационных блоков.
Статусы используются для разделения работы над документами на определённые этапы, за каждый из которых отвечает один, либо группа пользователей. Статус #1 является конечным в цепочке документооборота, он зарезервирован и не подлежит удалению. При достижении документом данного статуса все изменения, выполненные в документе, вступают в силу (т.е. документ публикуется).
Форма поиска
Форма фильтра используется для выбора из списка статусов в соответствии с указанными условиями. Нижеследующая таблица описывает параметры, по которым может выполняться поиск.
| Поле | Описание |
|---|---|
| Найти | Позволяет найти записи по их основным параметрам: Описание, ID или Заголовок. Поле присутствует, даже если фильтр свернут. |
| ID* | Поиск статуса по идентификатору. |
| Активен | Поиск статуса по признаку активности. |
| Заголовок* | Поиск статуса по заголовоку. |
| Описание* | Поиск статуса по предполагаемому тексту описания статуса. |
| Документов | Поиск статуса по количеству документов, находящихся в указанном статусе. Количество документов может быть указано как в виде диапазона, так и одним числом. |
| Логика между полями | Установление логики между полями формы поиска. |
* - для данных полей вы можете воспользоваться специальными логическими выражениями.
Чтобы отобрать статусы документов по заданным критериям поиска, нажмите кнопку Найти. Для отображения всех статусов нажмите кнопку Отменить.
Контекстная панель
| Кнопка | Описание |
|---|---|
| Добавить | Переход к форме создания нового статуса. |
| Настроить | Переход к диалогу настройки внешнего вида отчетной формы. |
| Excel | Экспорт данных из отображаемой таблицы в MS Excel. |
Список статусов
| Поле | Описание |
|---|---|
| Колонка флажков | Поле предназначено для выбора статусов, к которым предполагается применить какое-либо правило или действие. |
| Действия | Доступные действия над статусом:
|
| ID | Идентификатор статуса. |
| Дата изм. | Дата последнего изменения статуса. |
| Акт. | Признак активности статуса. Неактивный статус не может быть применен к документу. |
| Сорт. | Относительный "вес", влияющий на положение статуса в общем списке. |
| Заголовок | Заголовок статуса. |
| Описание | Описание статуса. |
| Документов | Количество документов, находящихся в данном статусе. Ссылка с количеством документов позволяет перейти к списку документов, находящихся в данном статусе. |
Пример использования статусов
У вас есть группа авторов, которые пишут статьи на сайте. Также у вас есть главный редактор, проверяющий эти статьи и публикующий их на сайте. Для организации документооборота по данной схеме вам необходимо завести 2 дополнительных статуса:
- Draft (черновик);
- Ready (готов к публикации).
Авторам необходимо дать возможность редактировать документы в статусе Draft и переводить их в статус Ready. Главному редактору необходимо дать возможность редактировать документы в статусе Ready, а также переводить их в статусы Draft (отправить на доработку) и в статус #1, Published (т.е. публиковать их).
Использование шаблонов почтовых сообщений позволяет каждый раз при изменении статуса документа автоматически создавать почтовое сообщение и отправлять данное сообщение ответственному пользователю. Например, сообщения о переводе документов в статус Ready могут направляться главному редактору.
Для того чтобы адрес получателя почтового сообщения подставлялся в письмо автоматически, в поле TO (Кому) почтового шаблона следует использовать следующие переменные:
- Письмо отсылается на адрес создателя документа (
#CREATED_BY_EMAIL#). - Письмо отсылается на все адреса администраторов документооборота (
#ADMIN_EMAIL#). - Письмо отсылается всем, кто принимал участие в редактировании документа в его текущем статусе (
#BCC#).
Если в настройках текущего статуса документа указано Оповестить всех, кто имеет право редактировать (либо просматривать) документ при достижении им данного статуса, то письмо также будет отослано всем пользователям, входящим в группы, для которых установлено право редактировать документ в данном статусе (#BCC#).
Пользовательские комментарии
Мы будем рады, если разработчики добавят свои комментарии по практическому использованию методов системы.Для этого нужно всего лишь авторизоваться на сайте
Но помните, что Пользовательские комментарии, несмотря на модерацию, не являются официальной документацией. Ответственность за их использование несет сам пользователь.
Также Пользовательские комментарии не являются местом для обсуждения функционала. По подобным вопросам обращайтесь на форумы.